DAM-Integration: Mit den richtigen Tipps und Strategien zum digitalen Erfolg

Was ist Digital Asset Management (DAM)?

DAM steht für Digital Asset Management und beschreibt ein System bzw. einen Prozess zur effizienten Organisation, Verwaltung und Verteilung digitaler Mediendaten – z. B. Bilder, Videos, Audiodateien, PDFs oder sonstige Dokumente. Anders als herkömmliche Dateiverwaltungssysteme bietet ein DAM-System intelligente Funktionen zur Kategorisierung, Suche und Verteilung deiner wertvollen Marken-Assets.

Besonders für B2B-Unternehmen, die täglich mit einer Vielzahl von Produktbildern, Datenblättern, Präsentationen und Marketingmaterialien arbeiten, wird die zentrale Verwaltung zum entscheidenden Erfolgsfaktor. 

Eine detaillierte Erklärung und weitere Informationen zur DAM-Einführung findest du in unserem Artikel „Wie die Einführung und Auswahl eines DAM-Systems gelingt”.

DAM vs. CMS

Viele Unternehmen verwechseln Digital Asset Management mit Content Management Systemen, dabei ergänzen sich beide Technologien ideal. Hier die wichtigsten Unterschiede:

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Experten-Hinweis: Ein CMS kann ein DAM enthalten, muss es aber nicht. Während das CMS die gesamte Website-Struktur verwaltet, konzentriert sich das DAM ausschließlich auf die optimale Verwaltung deiner digitalen Medien. Beide Systeme arbeiten komplementär zusammen, nicht konkurrierend.

Guide: Was gibt es bei der Integration eines DAM-Systems zu beachten?

Die erfolgreiche Integration eines DAM-Systems erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Basierend auf unserer Erfahrung mit B2B-Unternehmen haben wir einen 5-Phasen-Prozess entwickelt:

1. Evaluieren: Bestandsaufnahme und Anforderungsanalyse

Vor der Integration steht eine umfassende Analyse der Ausgangssituation. Diese Phase umfasst die Erfassung aller vorhandenen digitalen Assets, die Bewertung aktueller Arbeitsabläufe und die Definition konkreter Ziele für die DAM-Integration.

• Umfassende Asset-Inventur: Zunächst werden alle digitalen Inhalte erfasst: Produktbilder, technische Zeichnungen, Videos, Präsentationen, Broschüren, Logos und Markenmaterialien. Dabei ist nicht nur die Quantität relevant, sondern auch die Qualität, Aktualität und Nutzungsfrequenz der Assets. Oft stellt sich heraus, dass 80 % der täglich benötigten Inhalte nur 20 % des Gesamtbestands ausmachen.
• Analyse bestehender Workflows: Die derzeitigen Arbeitsprozesse werden detailliert untersucht: Wie entstehen neue Assets? Welche Freigabeprozesse existieren? Wo liegen Medienbrüche? Wie werden Assets zwischen Abteilungen geteilt? Diese Analyse deckt häufig ineffiziente Doppelarbeiten oder umständliche E-Mail-basierte Freigabeschleifen auf.
• Stakeholder-Mapping: Alle Beteiligten werden identifiziert und ihre spezifischen Anforderungen ermittelt. Marketing-Teams benötigen schnellen Zugriff auf Kampagnenmaterialien, der Vertrieb sucht aktuelle Produktbilder, die Produktentwicklung braucht technische Dokumentationen. Jede Abteilung hat unterschiedliche Prioritäten und Arbeitsweisen.
• Technische Systemlandschaft: Welche CMS-, PIM- oder ERP-Systeme sind im Einsatz? Welche Schnittstellen existieren bereits? Welche technischen Beschränkungen sind zu beachten? Diese Analyse ist entscheidend für die spätere Integrationsplanung.

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2. Vorbereitung: Strategische Planung und Ressourcenallokation

Auf Basis der Evaluierungsergebnisse wird ein detaillierter Projektplan entwickelt, der sowohl technische als auch organisatorische Aspekte berücksichtigt.

• Entwicklung der Metadaten-Strategie: Eine durchdachte Metadaten-Struktur ist der Schlüssel zum späteren Erfolg. Hier wird definiert, welche Informationen zu jedem Asset gespeichert werden: Verwendungszweck, Zielgruppen, Lizenzinformationen, Aktualitätsstatus, technische Spezifikationen. Diese Struktur müssen alle Abteilungen berücksichtigen und sollte erweiterbar sein.
• Change Management und Schulungskonzept: Der Wechsel zu einem neuen System bedeutet Veränderung für die Mitarbeiter. Ein strukturiertes Change Management sorgt für Akzeptanz und erfolgreiche Adoption. Schulungspläne werden für verschiedene Nutzergruppen entwickelt.
• Ressourcenplanung und Teamzusammenstellung: Ein interdisziplinäres Projektteam wird gebildet, bestehend aus IT-Experten, Marketing-Verantwortlichen, Content-Managern und Entscheidungsträgern. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten werden definiert. Auch die benötigten zeitlichen und finanziellen Ressourcen werden realistisch geplant.
• Risikomanagement: Potenzielle Risiken werden identifiziert und Gegenmaßnahmen entwickelt: Was passiert bei Datenverlusten während der Migration? Wie wird mit Widerständen gegen das neue System umgegangen? Welche Fallback-Szenarien existieren

Methodik für Phase 1 und 2: Workshop-basierter Ansatz

Unsere Erfahrung zeigt, dass strukturierte Workshops der Schlüssel zum Erfolg sind. Diese umfassen:

• Anforderungs-Workshops zur detaillierten Bedarfsermittlung
• Stakeholder-Interviews mit allen betroffenen Abteilungen
• Technische Assessments der bestehenden IT-Landschaft

3. Implementierung: Drei Integrations-Szenarien

Je nach Ausgangssituation unterscheiden wir drei Hauptszenarien:

• Fall 1 – DAM-Neueinführung mit Integration: Erstmalige Einführung eines DAM-Systems mit direkter Integration in die bestehende IT-Landschaft. Hier liegt der Fokus auf der optimalen Systemauswahl und nahtlosen Anbindung.
• Fall 2 – DAM-Migration zwischen Systemen: Wechsel von einem bestehenden DAM zu einer leistungsfähigeren Lösung. Dabei stehen Datenintegrität und minimale Ausfallzeiten im Vordergrund.
• Fall 3 – Optimierung bestehender DAM-Integration: Das DAM-System ist bereits vorhanden, aber unzureichend mit anderen Systemen verbunden. Hier werden die Schnittstellen und Workflows optimiert.

4. Testphase und Qualitätssicherung

Phase 3 und 4 verlaufen agil und überschneidend. Bereits während der Implementierung werden kontinuierliche Tests durchgeführt, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Die Testphase umfasst mehrere kritische Bereiche: Zunächst werden alle Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie CMS, PIM oder ERP auf Funktionalität und Datenintegrität geprüft. Parallel dazu erfolgen umfangreiche Performance-Tests, um sicherzustellen, dass das System auch bei hoher Last und großen Datenmengen stabil läuft.

Ein besonderer Fokus liegt auf User Acceptance Tests (UAT) mit echten Anwendern aus verschiedenen Abteilungen. Diese praxisnahen Tests decken oft Workflows auf, die in der Planungsphase übersehen wurden. Zusätzlich werden Sicherheitstests durchgeführt, um die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

5. Go-Live und kontinuierliche Optimierung

Das DAM-System geht live und wird schrittweise eingeführt. In dieser Phase wird die Performance überwacht, bei Bedarf skaliert und gewünschte Weiterentwicklungen werden implementiert.

Der Go-Live erfolgt idealerweise in einem kontrollierten Rollout-Verfahren: Zunächst startet eine kleine Pilotgruppe, bevor das System schrittweise für weitere Benutzergruppen freigeschaltet wird. Dies ermöglicht es, eventuelle Probleme zu beheben, ohne den gesamten Betrieb zu beeinträchtigen.

Nach dem Go-Live beginnt die Phase der kontinuierlichen Optimierung. Hier werden Nutzungsstatistiken ausgewertet, um Engpässe zu identifizieren und die System-Performance zu verbessern. Regelmäßige Schulungen stellen sicher, dass neue Mitarbeiter effektiv mit dem System arbeiten können. Zudem werden basierend auf dem Feedback der Anwender neue Features implementiert oder bestehende Workflows angepasst. Ein etabliertes Change-Management sorgt dafür, dass das Digital Asset Management System mit den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen mitwächst.

Ist ein DAM-System das Richtige für euer Unternehmen?

Nicht jedes Unternehmen benötigt zwangsläufig ein vollwertiges DAM-System. Die Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren ab, die wir im Folgenden näher beleuchten.

1. Volumen der digitalen Assets: Ein DAM-System macht meistens erst Sinn, wenn eine große Menge digitaler Assets verwaltet werden muss. Während „große Menge" subjektiv ist, zeigt unsere Erfahrung: Sobald Mitarbeiter regelmäßig Zeit mit der Suche nach vorhandenen Medieninhalten oder der Neuerstellung verlorener Assets verschwenden, rechtfertigt sich die Investition.
2. Mehrfachnutzung durch verschiedene Systeme und Benutzer: Der wahre Mehrwert eines DAM-Systems entsteht erst bei mehreren Schnittstellen. Wenn digitale Assets sowohl im CMS für die Website, in internen Systemen verknüpft mit PIM-Daten, in Filesharing-Lösungen als auch in kreativen Design-Tools genutzt werden, wird eine zentrale Verwaltung unerlässlich.
3. Skalierbarkeit und langfristige Perspektive: Auch kleinere Unternehmen mit einem CMS können von einem DAM profitieren, wenn die langfristige Strategie Wachstum vorsieht. Open-Source-Systeme bieten hier kostengünstige Einstiegsmöglichkeiten, die später erweitert werden können.
4. Branchenspezifische Anforderungen: Besonders in den Kernbranchen unserer Zielgruppe – Fertigung, Maschinenbau, Automobilzulieferer, Chemieindustrie und Elektrotechnik – entstehen täglich technische Dokumentationen, Produktbilder und Zertifikate, die strukturiert verwaltet werden müssen.

Praxisbeispiel: Phoenix Contact – Von der Fragmentierung zur zentralen Content-Exzellenz

Ein eindrucksvolles Beispiel für die erfolgreiche DAM-Integration liefert unser Projekt mit Phoenix Contact. Das weltweit agierende Unternehmen im Bereich Elektrifizierung, Vernetzung und Automatisierung stand vor einer klassischen Herausforderung: Eine fragmentierte Content-Management-Landschaft mit über 20 Kommunikationskanälen, die von unterschiedlichen Systemen verwaltet wurden.

Die Ausgangssituation:

• Über 170.000 digitale Assets ohne zentrale Verwaltung
• Ineffiziente Workflows durch verteilte Systeme
• Inkonsistente Markendarstellung über verschiedene Touchpoints
• Hoher manueller Aufwand bei der Content-Pflege
• Fehlende Integration zwischen Content-Systemen und Produktdatenmanagement

Zentrale DAM-Integration in CoreMedia als Lösung:

Bitgrip entwickelte gemeinsam mit Phoenix Contact eine umfassende Content-Hub-Strategie. Im Zentrum stand die Integration eines modernen Digital Asset Managements direkt in CoreMedia mit folgenden Komponenten:

• Vollumfängliche Asset-Migration: Alle 170.000 Assets wurden systematisch migriert und mit intelligenten Metadaten angereichert.
• Headless-Architektur: Flexible GraphQL- und REST-APIs ermöglichen die Bereitstellung von Inhalten für verschiedene Ausgabekanäle.
• Automatisierte Workflows: Der CoreMedia Event Hub-Service automatisiert Asset-Bestellung und -Verwaltung.
• Skalierbare Bildverarbeitung: Der Image Transformation Service (IMTS) optimiert die Performance bei großen Bildvolumen.

Produktdaten-Integration: Drei neue Dokumententypen speichern strukturiert Text- und Bild-Bausteine sowie Produktinformationen für über 250 Produkte in 23 Sprachen.

Die messbaren Ergebnisse: 

Die DAM-Integration führte zu einer signifikanten Effizienzsteigerung in der Produktkommunikation und ermöglichte eine konsistente Markendarstellung über alle Kanäle hinweg. Besonders bemerkenswert: Die neue Plattform kann schrittweise um weitere Kanäle wie Print und Social Media erweitert werden, ohne die bestehende Infrastruktur zu gefährden.

„Bitgrip hat uns mit technischer Expertise und innovativen Lösungen dabei unterstützt, unser DAM erfolgreich in CoreMedia zu integrieren. Gleichzeitig wurde die Grundlage für eine skalierbare, zukunftsorientierte Content-Management-Infrastruktur geschaffen, die unsere globalen Kommunikationsprozesse transformiert."

Ramin Khoschandam, Product Owner, Phoenix Contact

Integrationslösungen für DAM-Systeme im Überblick

Ein modernes DAM-System entfaltet seine volle Stärke erst durch die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen. Hier die wichtigsten Integrationsmöglichkeiten:

• CMS (Content Management System): Die Integration mit Content Management Systemen ermöglicht es Redakteuren, direkt aus dem CMS heraus auf freigegebene Assets zuzugreifen. Automatische Formatanpassungen sorgen dafür, dass Bilder in der korrekten Auflösung und Größe für verschiedene Ausgabekanäle bereitgestellt werden.
• PIM (Product Information Management): Die Verknüpfung von Produktdaten mit entsprechenden visuellen Assets ist besonders für B2B-Unternehmen relevant. Technische Zeichnungen, Produktfotos und Datenblätter werden automatisch mit den jeweiligen Produktinformationen verknüpft und über alle Kanäle synchron gehalten.
• E-Commerce-Plattformen: Online-Shops profitieren von der automatischen Bereitstellung aktueller Produktbilder, Videos und Dokumente. Änderungen im DAM werden automatisch in den Shop übertragen, ohne manuelle Nachbearbeitung.
• DXP (Digital Experience Platform) Digital Experience Plattformen nutzen DAM-Integrationen für personalisierte Content-Auslieferung. Je nach Zielgruppe und Kontext werden automatisch die passenden Assets ausgewählt und ausgespielt.
• ERP-Systeme: Enterprise Resource Planning Systeme können durch DAM-Integration technische Dokumentationen und Produktbilder direkt in Auftragsabläufe und Kundenkorrespondenz einbinden.
• Marketing-Automatisierungs-Tools: E-Mail-Marketing-Plattformen, Social Media Management Tools und Lead-Nurturing-Systeme greifen automatisch auf aktuelle Kampagnenmaterialien zu und stellen konsistente Markenkommunikation sicher.
• Design-Tools: Creative-Software wie Adobe Creative Suite kann direkt mit dem DAM verbunden werden, sodass Designer immer mit den neuesten Brand-Assets arbeiten und fertige Designs automatisch zur Freigabe ins DAM hochladen.
• Filesharing und Cloud-Systeme: Bestehende Cloud-Lösungen können als zusätzliche Distributionskanäle fungieren, wobei das DAM als Master-System die Versionskontrolle übernimmt.
• Microsoft Office: Die Integration in Office-Anwendungen ermöglicht es Mitarbeitern, direkt aus Word, PowerPoint oder Excel auf genehmigte Unternehmensinhalte zuzugreifen.

Zentrale Verwaltung digitaler Assets: Diese Vorteile bietet ein DAM-System

Die Integration eines DAM-Systems bringt Unternehmen messbare Vorteile, die weit über die reine Dateiverwaltung hinausgehen. Der wichtigste Benefit liegt in der zentralen Verwaltung und Verteilung aller digitalen Assets: Alle Berechtigten haben sofortigen Zugriff auf benötigte Materialien und arbeiten garantiert mit der aktuellsten Version. Automatisierte Workflows beschleunigen Freigabeprozesse, während intelligente Suchfunktionen das Auffinden spezifischer Inhalte erheblich verkürzen.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Erhebliche Zeitersparnisse durch zentrale Asset-Verwaltung und schnelle Suchfunktionen.
• Direkte Kosteneinsparungen durch Eliminierung von Doppelarbeiten und weniger Dienstleisterabhängigkeiten.
• Konsistente Markenkommunikation über alle Kanäle hinweg.
• Automatische Versionskontrolle – Änderungen werden überall übernommen.
• Integriertes Rechte- und Lizenzmanagement schützt vor rechtlichen Problemen.
• Reduzierter Einarbeitungsaufwand für Mitarbeiter durch gewohnte Arbeitsumgebung.

Wer profitiert von einem DAM?

Redakteure und Content-Manager erhalten schnellen Asset-Zugriff direkt aus dem CMS, Grafikdesigner profitieren von der zentralen Brand-Asset-Verwaltung, und Marketing-Teams können Kampagnen deutlich schneller realisieren. Produktmanager nutzen die automatisierte Verknüpfung von Produktdaten mit visuellen Assets, während Vertriebsteams sofortigen Zugriff auf aktuelle Verkaufsunterlagen erhalten. Letztendlich kommen die Zeit- und Kostenersparnisse dem gesamten Unternehmen zugute und stärken durch konsistente Kommunikation die Marktposition.

Digital Asset Management Software: Die 8 besten DAM-Tools für B2B-Unternehmen

Die Auswahl der richtigen DAM-Software ist entscheidend für den Projekterfolg. Basierend auf unserer langjährigen Erfahrung in der Implementierung und Integration von DAM-Lösungen für B2B-Unternehmen empfehlen wir folgende Systeme:

• Canto
• Aprimo
• CoreMedia
• Adobe AEM
• CElum DAM
• Bynder
• Acquia DAM
• AdmiralCloud

Jedes System bietet spezifische Stärken für unterschiedliche Anforderungen – von KMU bis hin zu internationalen Konzernen. Eine detaillierte Analyse aller acht DAM-Tools, inklusive Funktionsvergleich, Preisübersicht und Einsatzempfehlungen für verschiedene Unternehmensgrößen, findest du in unserem umfassenden Artikel „Die 8 besten DAM-Tools für B2B-Unternehmen”.

Zukunftssicher durch strategische DAM-Integration: Der Weg zum digitalen Wettbewerbsvorteil

Eine professionell umgesetzte DAM-Integration ist das Fundament für eine zukunftsfähige Content-Strategie. Die zentrale Verwaltung digitaler Assets ist bereits ein enormer Vorteil, aber erst die optimale Integration in bestehende Systemlandschaften schöpft das Maximum an Effizienz und Wettbewerbsvorteilen aus.

Bitgrip begleitet B2B-Unternehmen mit einem ganzheitlichen Ansatz: von der strategischen Bedarfsanalyse über die Systemauswahl bis zur vollständigen Integration und Mitarbeiterschulung. Ob Neueinführung, Migration oder Optimierung bestehender Systeme – wir entwickeln die passende Lösung für eure spezifischen Anforderungen.

Das Phoenix Contact Projekt demonstriert die mögliche Transformation: 170.000 Assets wurden von fragmentierten Systemen in einen zentralen Content-Hub migriert, der heute globale Kommunikationsprozesse revolutioniert und als Basis für weitere digitale Innovationen dient.

Der nächste Schritt zur DAM-Integration: Ein unverbindliches Beratungsgespräch bietet die Möglichkeit, gemeinsam zu analysieren, wie eine DAM-Integration die Content-Prozesse optimieren kann. Jetzt zum Marktführer werden mit Bitrip als Partner! 

FAQ

Was ist Digital Asset Management (DAM)?

Digital Asset Management bezeichnet ein System zur zentralen Speicherung, Organisation, Verwaltung und Verteilung digitaler Inhalte wie Bilder, Videos, Dokumente und anderer Mediendateien. Ein DAM-System fungiert als zentrale Asset-Bibliothek für alle digitalen Assets eines Unternehmens und ermöglicht effiziente Suchfunktionen, Versionskontrolle und automatisierte Workflows.

Was kostet ein DAM-System?

Die Kosten für DAM-Systeme variieren stark je nach Funktionsumfang, Anzahl der Nutzer und benötigtem Speicherplatz. Einfache Cloud-basierte Lösungen beginnen bei etwa 100–500 € monatlich, während Enterprise-Lösungen mehrere tausend Euro pro Monat kosten können. On-Premise-Systeme erfordern zusätzlich einmalige Lizenzgebühren. Die Gesamtkosten hängen maßgeblich von Integrationskomplexität und individuellen Anpassungen ab.

Was ist ein Beispiel für digitales Asset Management?

Ein typisches Beispiel ist ein Maschinenbauunternehmen, das technische Zeichnungen, Produktfotos, Bedienungsanleitungen und Marketingmaterialien zentral verwaltet. Das DAM-System verknüpft automatisch alle relevanten Assets mit den entsprechenden Produktdaten und stellt sie verschiedenen Abteilungen zur Verfügung – vom Marketing für Kampagnen bis zum Vertrieb für Kundenunterlagen. Änderungen werden automatisch in alle verbundenen Systeme übertragen.

Welche Tipps gibt es für die Implementierung eines DAM-Systems?

Erfolgreiche DAM-Implementierungen folgen einem strukturierten Vorgehen: Zunächst eine umfassende Bestandsaufnahme und Anforderungsanalyse, gefolgt von strategischer Planung und Change Management. Die Implementierung sollte schrittweise erfolgen, mit kontinuierlichen Tests und Qualitätssicherung.

Ein erfahrenes Implementierungsteam aus verschiedenen Fachbereichen ist essentiell für den Projekterfolg. Dieses Team sollte die unterschiedlichen Arten von digitalen Assets und deren spezifische Anforderungen verstehen. Entscheidend sind eine durchdachte Metadaten-Strategie, die Integration in bestehende Systeme und umfassende Mitarbeiterschulungen.

Die kontinuierliche Überwachung der System-Leistung während und nach der Implementierung gewährleistet optimale Performance. Workshop-basierte Bedarfsermittlung und die Einbindung aller Stakeholder von Beginn an erhöhen die Erfolgschancen erheblich.