Wie die Einführung und Auswahl eines DAM-Systems gelingt

Ein Digital-Asset-Management-System sollte nicht mit dem Product-Information-Management-System (PIM) verwechselt werden. PIM- und DAM-Systeme werden beide für die Verwaltung genutzt, unterscheiden sich aber in den Inhalten, die mit der Software verwaltet werden. Zentraler Unterschied: Mit einem PIM werden Produktdaten verwaltet. Ein DAM organisiert und verwaltet eine Vielzahl an unterschiedlichen digitalen Assets und Mediendaten. Das bringt Unternehmen viele Vorteile – von dem schnellen und einfachen Zugriff auf alle Daten, eine durchgängige Qualitätssicherung, ein einheitliches Erscheinungsbild auf allen Zielkanälen, eine Änderungshistorie oder die effiziente Verwaltung von Bildlizenzen und -rechten. Die Features bringen den Content- und Marketing-Teams deutliche Zeitersparnisse von der Recherche bis zur Datenpflege in ihrem Asset-Pool. Mehr Informationen zur Definition und den Unterschieden zwischen PIM- und DAM-Systeme haben wir in einem gesonderten Beitrag zusammengefasst.

Das Thema kurz und kompakt

• DAM steht für Digital-Asset-Management – Achtung: nicht zu verwechseln mit der digitalen Vermögensverwaltung im Finanzsektor
• Bei einem DAM-System handelt es sich um eine Software zur Verwaltung und Organisation von digitalen Mediendateien, wie Bildern, Videos, Audiodateien oder anderen Dokumenten.
• Ein DAM-System vereinfacht das Speichern, Suchen und Veröffentlichen dieser Dateien 
• es ermöglicht effiziente Prozesse und Workflows sowie deutlich reduzierte Folgekosten, wie sie z. B. bei Lizenzproblemen auftreten können
• Mit einer DAM-Software wird die Einhaltung eines konsistenten Erscheinungsbildes (Markenimage) über alle Zielkanäle hinweg deutliche einfacher.
• Bitgrip ist eine Agentur mit mehrjähriger Erfahrung bei der Software-Auswahl und Implementierung von DAM-Systemen

Für wen ist ein DAM-System geeignet und warum ist es wichtig?

Ein DAM Tool ist eine sinnvolle Ergänzung der digitalen Landschaft – sowohl in großen Unternehmen als auch kleineren Firmen. Der Einsatz lohnt sich, sobald eine große Anzahl an Media Assets verwaltet werden müssen und die Erstellung, Organisation sowie Veröffentlichung vereinfacht werden sollen. Marketing Teams müssen selber definieren, was eine „große Anzahl“ ist. Aus unserer Erfahrung ist ein zentrales Kriterium dafür, wie groß die „verschwendete Zeit“ ist, die von Mitarbeitern für die Suche nach vorhandenen Mediendaten oder die Neuerstellung verlorener Assets benötigt wird. Vor allem bei dezentralen Teams, die Media Assets gemeinsam nutzen, fungiert das DAM-System als Single Source of Truth. Eine Cloud-basierte DAM-Software ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff, sodass alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt mit aktuellen Informationen und Versionen arbeiten. Dadurch trägt das Digital-Asset-Management-System zu einer großen Budget- und Zeitersparnis bei.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Einführung einer DAM-Lösung?

Zugänglichkeit und Verwaltung von Assets

Ohne eine Digital-Asset-Management-Software gibt es nur begrenzte Möglichkeiten, digitale Assets sicher, wieder auffindbar und für alle Mitarbeiter zugänglich abzulegen. Ordnerstrukturen auf einem Netzlaufwerk können unübersichtlich werden und besitzen nur eine limitierte Suchfunktion. Auch eine individuelle Rechtevergabe ist nur eingeschränkt möglich. Die Verwendung einer DAM-Software ermöglicht hingegen eine ordnungsgemäße Struktur und Ablage aller wichtigen Mediendateien, die durch vielseitige Suchfunktionen schnell gefunden werden können. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte können für alle Mitarbeiter individuell vergeben werden. Cloud-basierte Lösungen sind mittlerweile zum Standard geworden und ermöglichen die standortunabhängige Zugänglichkeit und Verwaltung der Assets.

Verschwendete Zeit und verlorenes Geld

Ineffiziente Workflows können sich negativ auf die Produktivität des Unternehmens auswirken. Sie äußern sich meist in verschwendeter Zeit, führen zu Monkey-Jobs und verbrennen schnell die Motivation im Team oder für die Themen auf der Agenda. Im Ergebnis verbrennen ineffiziente Workflows oft jede Menge Geld. Im Kontext der digitalen Assetverwaltung sind die Produktivitätskiller klar benennbar: eine schlecht organisierte Ablage, lange Suchen nach einzelnen Dateien, erneute Erstellung verlorener Dateien oder eine ineffiziente Veröffentlichungsstrategie sind nur einige Beispiele von vermeidbaren Ereignissen. Der Einsatz eines Digital-Asset-Management-Tools trägt zu schlankeren Workflows bei, wodurch Zeit und Geld eingespart werden können. Das betrifft nicht nur die Prozesse der Asset-Erstellung und -Verwaltung, sondern auch die Veröffentlichung auf unterschiedlichen Zielkanälen. Routineprozesse werden automatisiert, die Time-to-Market verkürzt und die Produktivität im gleichen Zug erhöht.

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Organisatorische Barrieren und Unternehmenskommunikation

Mitarbeiter in modernen Unternehmen sind häufig nicht länger an den Schreibtisch gebunden. Unsere Erfahrung zeigt, dass trotz moderner Teamstrukturen die Organisationsfähigkeit und die Kommunikation zwischen einzelnen Teams vergleichsweise „altmodisch“ ausfallen können. Ein Digital-Asset-Manager leistet hier Abhilfe und stellt aktuelle Informationen und Versionen teamübergreifend allen Mitarbeitern zur Verfügung, die Zugriffsrechte für diese Dateien besitzen. Dies ermöglicht ein flexibles und effizientes Arbeiten unabhängig vom Standort und der Teamstruktur.

Mit dem Markenimage herausstechen

Ein konsistentes und für Zielgruppen ansprechendes Markenimage ist ein zentrales Element kundenorientierter Unternehmen. Es bietet einen starken Hebel, sich positiv von der Konkurrenz abzuheben. Ein attraktives Image zu etablieren und über alle Kanäle hinweg zu präsentieren, ist jedoch eine organisatorische Herausforderung – vor allem dann, wenn einzelne Kanäle von unterschiedlichen Teams und Abteilungen betreut werden. Auch hier helfen DAM-Systeme: durch die transparente Organisation der Assets und den umfangreichen Medien-Informationen bilden sie die Grundlage, um ein einheitliches Image aufzubauen und hochwertigen Content auf allen Ebenen auszuspielen. Da alle Mediendaten im System hinterlegt sind, können Mitarbeiter auf diese zugreifen und gegebenenfalls an aktuelle Trends oder Social-Media-Formate anpassen. Auch die einheitliche Ausgabe in unterschiedlichen Sprachen wird erleichtert, was Unternehmen zum Beispiel einen schnellen Zugang in neue Märkte ermöglicht. 

DAM-Auswahl: So finden Sie das passende DAM-System

Wir empfehlen Unternehmen, sich die Zeit für einen großen DAM-System-Vergleich zu nehmen und sich zunächst mit einem Screening des Anbietermarktes zu befassen. Es werden verschiedenste Tools angeboten, die auf unterschiedlichste Anforderungen optimiert sind und die komplette Bandbreite von kostenfrei bis zur hochpreisigen Integration einer Enterprise-Suite enthalten. Vor oder spätestens während der Recherche sollte ein Konzept erstellt werden, in dem die wichtigsten Features, Anforderungen und Einsatzfelder der neuen DAM Software definiert sind. Nachfolgende Themen sollten dabei eine besondere Rolle spielen.

On-Premise vs. Software-on-Demand

Einer der größten Unterschiede verschiedener DAM-Systeme liegt in der Bereitstellung. Hier können Unternehmen meist zwischen On-Premise-Systemen und Software-on-Demand entscheiden, die jeweils Vorteile und Nachteile besitzen. Bei einer On-Premise-Software wird die Lizenz für das Produkt direkt gekauft, sodass hohe Anschaffungskosten, aber geringere laufende Kosten entstehen. Das System wird hierbei auf dem Server des Unternehmens installiert, wodurch dieses die volle Kontrolle über alle Daten besitzt, aber auch für Ausfälle und die Pflege der Installation verantwortlich ist. Bei Software-on-Demand bzw.  Software-as-a-Service (SaaS), handelt es sich um eine gemietete Software, die keine hohen initialen Kosten verursacht, wofür jedoch monatliche Gebühren anfallen. Die Server-Infrastruktur wird dem Unternehmen zur Verfügung gestellt und die cloud-basierte Lösung ermöglicht ein ortsunabhängiges Arbeiten – Netzanbindung vorausgesetzt. Als Nachteil dieser Option wird oft argumentiert, dass Unternehmen nicht die volle Kontrolle über ihre Daten und die Verfügbarkeit besitzen – bei einem Auswahlprozess sollte dies beachtet werden.

Open-Source vs. kommerzielle Software

Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal einer DAM-Software ist der Kostenfaktor. Kommerzielle Software wird entweder über eine Lizenz einmal erworben oder gegen eine Gebühr für einen bestimmten Zeitraum – meist monatlich – gemietet. Unternehmen profitieren bei kostenpflichtigen Lösungen von einer hohen Sicherheit, regelmäßige Updates, Customer Support und weiteren Leistungen. Optionen zur Individualisierung des DAM-Systems sind stets pro Anbieter zu prüfen. Entscheiden sich Unternehmen für ein Open-Source-DAM-System, fallen für die Beschaffung der Software keine Kosten an. Beide System-Kategorien benötigen internes Personal oder einen Implementierungspartner, um die Integration in die bestehende Systemlandschaft umszusetzen. Bei Open-Source-DAM-Systemen muss zusätzlich berücksichtigt werden, dass die Unternehmen selbst für die Sicherheit und Zuverlässigkeit (Updates) zuständig sind. Zwar bieten Online-Communitys oft Antworten auf häufige Fragen und entsprechende Lösungsansätze, jedoch gibt es nur selten einen zuständigen Kundenservice. 

Anforderung an Funktionalitäten

Die Anforderungen an einzelne Funktionen des DAM-Systems können so individuell ausfallen wie die Unternehmen, welche das System nutzen möchten. Daher sollte zu Beginn stets abgewogen werden, welche Funktionen die Software unbedingt besitzen sollte, welche Funktionen nicht notwendig sind und welche Funktionen eine gute Ergänzung des bestehenden CMS oder anderer Komponenten darstellen würde. Anschließend können im Auswahlprozess die angebotenen Funktionalitäten einzelner DAM-Software-Lösungen mit den Unternehmensanforderungen verglichen werden.

Interoperabilität und Schnittstellen

Unternehmen besitzen in der Regel eine definierte IT-Landschaft, die um ein DAM-System ergänzt werden soll. Während der Definition relevanter Auswahlkriterien sowie während der Erstellung eines detaillierten Implementierungskonzeptes wird definiert, wie das zukünftige DAM-Systeme in die vorhandenen Softwarelösungen integriert wird. Wichtig dabei ist, dass insbesondere im Vorfeld genau ermittelt wird, welche Schnittstellen eine DAM-Software bietet, um Kompatibilitätsprobleme ausschließen zu können.

Mehrsprachen-Kontext

Viele Unternehmen bieten ihre Produkte und Dienstleistungen nicht ausschließlich in einem Land an. Daher ist es notwendig, Media Assets nicht nur für verschiedene Ausgabekanäle, sondern auch für verschiedene Sprachen aufzubereiten. In diesem Fall ist es dringend erforderlich, dass das gewählte Digital-Asset-Management-System verschiedene Sprachen unterstützt. Auch dabei handelt es sich um eine Frage, die während des Prozesses der Software-Auswahl gestellt werden sollte.

Beratung

Bei der Vielzahl von angebotenen DAM-Lösungen am Markt mit unterschiedlichsten Funktionen und Lizenzmodellen fällt die Auswahl nicht immer leicht. Schwanken Unternehmen zwischen mehreren Lösungen oder wissen nicht genau, wie sie bei der Suche nach einem passenden System vorgehen sollten, hilft eine individuelle Beratung oft weiter. Wir bieten Unternehmen auf Festpreisbasis eine ausführliche Analyse der vorhandenen IT-Landschaft, der Unternehmensanforderungen und der Kundenbedürfnisse an und ermitteln anschließend in gemeinsamen Gesprächen und Workshops erste Szenarien für eine sinnvolle DAM-System-Lösung.

Das sind die 4 Schritte zur DAM-Implementierung

Bei der Einführung eines neuen Digital-Asset-Management-Tools setzen wir auf einige Best Practices. Mit diesen vier Schritten erhalten Unternehmen die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung:

1. Identifizierung und Einbeziehung der zentralen Akteure

Wer arbeitet nach abgeschlossener Einführung mit dem DAM-System? Betrifft diese neue Software die Mitarbeiter aus der Marketing-Abteilung, aus der Produktentwicklung oder auch die Mitarbeiter im Vertrieb? Bereits vor der Implementierung sollte feststehen, welche Personen als zentrale Akteure mit dem neuen Digital-Asset-Manager arbeiten werden, sodass sie bei der Systemauswahl beteiligt sind und durch ihre Expertise zur richtigen Wahl beitragen können.

2. Gründung eines Projektteams

Einer der nächsten Schritte ist die Gründung eines Projektteams. Darüber werden die Verantwortlichkeiten geklärt, bevor mit der Auswahl und Implementierung begonnen wird. So kann sichergestellt werden, dass sich jeder Mitarbeiter seiner Verantwortung und seinen Aufgaben bewusst ist und das Projekt reibungslos verlaufen kann.

3. Analyse des Status quo

Bevor ein Unternehmen die internen Prozesse durch ein digitales Asset-Management verbessern kann, braucht es eine konkrete und schonungslose Analyse und Beschreibung des Status quo. So können Schwachstellen, Nadelöhre und Ineffizienzen identifiziert werden. Ebenso zeigt diese Analyse auf, wie ein DAM-System interne Prozesse optimieren kann.

4. Definition eines effizienten Workflows

Um Prozesse mithilfe einer DAM-Software zu verbessern, sollten Unternehmen festlegen, wie genau ein effizienter Workflow zukünftig ablaufen sollte. Das hilft nicht nur bei der internen Optimierung, sondern auch der Wahl des richtigen Systems, da spezielle Anforderungen des Unternehmens aufgedeckt werden, die von der Software bedient werden müssen.

Wie entwickeln sich DAM-Lösungen in Zukunft weiter?

Die durchschnittliche Anzahl der digitalen Mediendateien steigt, was für viele Unternehmen eine große Herausforderung darstellt. Diese müssen ordnungsgemäß abgelegt werden, um schnell auffindbar zu sein und von den Mitarbeitern genutzt werden zu können. Eine hervorragende Suchfunktion ist aus diesem Grund ein wichtiges Merkmal zukunftssicherer DAM Tools. Durch strukturierte und gut gewartete Metadaten können Mitarbeiter die wichtigsten Media Assets in nur wenigen Klicks auffinden, weshalb diese bei vielen DAM-Lösungen einen sehr hohen Stellenwert einnehmen.

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die schnelle und einfache Anbindung an entsprechende Ausgabekanäle, denn auch deren Anzahl nimmt stetig zu. Neben Online-Shops, Printkatalogen oder Unternehmensseiten verbreiten Unternehmen ihre Produkte immer mehr auch auf diversen Social-Media-Plattformen – vorzugsweise in Form von visuellem Content. Auch die Welt der sozialen Medien steht nicht still, denn auf bekannten Plattformen finden stetige Änderungen statt und neue Ausgabekanäle kommen hinzu, während andere Plattformen aus der Mode geraten. Hier ist es besonders wichtig, ein zukunftssicheres DAM-System zu wählen, das anpassungsfähig ist und die Teams bei Änderungen am Markt schnell reagieren können.

Die künstliche Intelligenz hat bereits in vielen Bereichen des privaten und beruflichen Alltags Einzug gehalten. Eine moderne Digital-Asset-Management-Software integriert inzwischen bereits viele Funktionen, die auf KI-Prozessen aufbauen. Viele Aufgaben, wie beispielsweise die Farberkennung oder das Tagging verschiedener Assets, die aktuell von Mitarbeitern manuell vorgenommen werden, werden durch den Einsatz von KI zukünfitg vollkommen automatisiert ablaufen und so den Arbeitsalltag erleichtern.

Content meistern mit der passenden DAM-Software und Bitgrip: Wir finden die optimale Lösung für Ihre Bedürfnisse

Bitgrip ist eine Agentur mit viel Erfahrung im Bereich der PIM- und DAM-Systeme. Gemeinsam mit unseren Kunden analysieren wir die vorhandene Systemarchitektur, die individuellen Anforderungen und die Kundenbedürfnisse. Aus den verschiedenen DAM-Anbietern wählen wir die passende Software, welche die Anforderungen aller Parteien optimal abdeckt. Da es für viele Unternehmen schwierig ist, ein neues System effizient zu implementieren, unterstützen wir unsere Kunden auch bei diesem Schritt. Um schnellstmöglich den verantwortlichen Mitarbeitern zu einem optimierten Workflow zu verhelfen, bieten das Onboarding oder auch individuelle Schulungen im neuen System an. Innerhalb kürzester Zeit können Unternehmen hervorragenden Content bestmöglich verwalten und ihre Kunden über alle gewünschten Zielkanäle erreichen.

FAQs

Was ist ein DAM-System?

DAM steht für Digital-Asset-Management und beschreibt ein System zur effizienten Organisation, Verwaltung und Verteilung digitaler Mediendaten. Dazu gehören Bilder, Videos, Audiodateien oder andere Dokumente.

Was ist eine DAM-Software?

Unter einer DAM-Software (Digital-Asset-Management) versteht man ein System zur zentralen Verwaltung und Organisation von Media Assets – beispielsweise Bilder, Videos, Audio oder auch andere Dokumente. Das Speichern, Suchen und Teilen dieser Mediendateien sowie die Zusammenarbeit und die Effizienz kreativer Prozesse werden durch den Einsatz einer solchen Software gesteigert.

Wie gelingt die Implementierung eines DAM-Systems?

Um ein DAM-System erfolgreich zu implementieren, sollten zunächst die individuellen Anforderungen des Unternehmens und der internen Stakeholder ermittelt sowie die bereits vorhandene Systemumgebung analysiert werden. Nur so wird sichergestellt, dass die Wahl auf das richtige System fällt. Ein gemeinsames Projektteam mit internen Akteuren und Developern des Implemntierungspartners übernimmt im Idealfall die technische Umsetzung im Sprint-Modell. So sind Anpassungen im Projektverlauf schnell möglich, um eine optimale Implementierung sicherzustellen.

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Die Kosten für eine professionelle DAM-Software können je nach Anforderungen, Anzahl der Benutzer oder auch Anzahl der Assets sehr individuell ausfallen, weshalb keine genauen Aussagen zum Preis getroffen werden können. Die Kosten hängen zudem davon ab, ob eine On-Premise-Lösung gewählt wird oder sich das Unternehmen für eine Software-on-Demand entscheidet. Ein Open-Source-DAM-System hingehen ist kostenlos.