PIM-System: Auswahl und Use Cases

Das PIM-System fungiert als „Single Source of Truth“ und entlastet andere Systeme, wie ein CMS oder DAM. Diese können damit z. T. deutlich schlanker aufgesetzt werden, was die Komplexität reduziert und die Nutzerfreundlichkeit erhöht. In diesem Beitrag erläutern wir, wie moderne PIM-Systeme Produktdaten verwalten, analysieren die wichtigsten Use Cases eines PIM-Systems und helfen mit Experten-Tipps bei der erfolgreichen Agentur- und PIM-Auswahl für Ihren Erfolg. Für nähere Informationen zur PIM-System-Definition und den Unterschieden zwischen PIM und DAM, haben wir einen separaten Artikel für Sie zusammengestellt.

Das Thema kurz und kompakt

• Die Abkürzung PIM steht für Product-Information-Management bzw. Produktinformationsmanagement-System
• In einem PIM-System werden alle produktspezifischen Informationen, wie Produktbezeichnung, Beschreibung, Kategorie, Zertifikate oder Betriebsanleitungen, medienneutral gespeichert.
• Durch ein zentrales System erhalten Mitarbeiter schnellen Zugriff auf wichtige Informationen. Auch andere Systeme, wie CMS, DAM, ERP & co können über Schnittstellen auf Produktdaten zugreifen und diese verwenden.
• PIM-Systeme können die digitale Transformation unterstützen und so das Unternehmenswachstum fördern.
• Sie stellen die homogene Datenverwaltung des gesamten Produktsortiments sicher und sind dadurch die Grundlage für neue digitale Services, eine verbindliche Kommunikation mit Kunden und Händlern sowie viele weitere Datenpunkte in der Customer Journey.
• Bitgrip unterstützt als Partneragentur bei der Auswahl und Implementierung eines PIM-Systems.

Herausforderungen der Produktdatenverwaltung

Die Digitalisierung hat den Unternehmen viele neue Möglichkeiten eröffnet, um sowohl potenzielle als auch bestehende Kunden zu erreichen, Produkte auf unterschiedlichsten Plattformen anzubieten und auch leichter mit Händlern zu kommunizieren. Ca. 80 % aller Informationen, die dabei vermittelt werden, haben etwas mit dem Produktsortiment zu tun. Damit ist klar, dass Produktdaten eine extrem hohe Relevanz in der Customer Journey und bei einer Vielzahl von Geschäftsprozessen haben. Mit einem homogenen Produktdatenpool in einem PIM-System können die Anforderungen an die Datenqualität und -verfügbarkeit ideal abgebildet werden. Unternehmen ohne ein professionelles Management der Produktdaten oder mit verteilten Einzellösungen aus ERP, CMS, DAM und im Zweifel auch noch Excel-Daten stehen vor zentralen Herausforderungen. In unseren Beratungsprojekten zur PIM-Planung und PIM-Auswahl sind folgende Themen besonderer Bedeutung:

1. Die Anzahl der Produkte steigt

Unabhängig davon, welche Art von Produkten ein Händler z. B. im E-Commerce anbietet, ist die Anzahl dieser Produkte durchschnittlich über die letzten Jahre angestiegen und nimmt auch weiterhin zu. Dabei handelt es sich oft um die ursprüngliche Produktpalette, die durch Ersatzteile, Produkte von Kooperationspartnern und Artikel für Zusatzkäufe erweitert wurde. Dieses gewachsene Sortiment und alle dazugehörigen Produktnamen, Beschreibungen, Kategorien, Merkmale, Stammnummern etc. können ohne den Einsatz einer PIM-Software schnell unübersichtlich werden.

2. Der Informationsumfang einzelner Produkte steigt

Produktname, Produktbeschreibung und die zugehörige Kategorie sind nur die Basis-Daten, die auf jeden Fall in den Produktportfolios enthalten sein müssen. Um besonders umfangreiche und hochwertige Informationen an Kunden und Händler weitergeben zu können, werden diese in modernen Unternehmen mit weiteren Daten z. B. aus dem ERP ergänzt. Hinzu kommen technische Daten, Produktfotos, Zeichnungen, Qualitätssiegel, Zertifikate oder auch zugehörige detaillierte Anleitungen zum Betrieb oder zur Montage. Die Herausforderung besteht in diesem Fall darin, all diese Informationen so zu verwahren, dass sie sowohl sicher als auch schnell auffindbar und zugänglich sind.

3. Die Anzahl der Zielkanäle steigt

Neben den Produkten und den geforderten Produktinformationen steigt auch die Anzahl der Kanäle, über die Unternehmen mit Kunden und Händlern in Kontakt treten. Über diese Zielkanäle werden die Produktinformationen geteilt, die deshalb stets aktuell und qualitativ hochwertig sein müssen. Neben einem oder mehreren Online-Shops und E-Commerce Angeboten kann es sich dabei um Händlerportale, Produkt- und Preislisten, Websites und Apps oder auch klassische Print-on-Demand Kataloge handeln.

4. Produktinformationen werden in verschiedenen Sprachen angefordert

Digitalisierung und Globalisierung ermöglichen Unternehmen mit entsprechenden Tools und Prozessen eine schnelle Skalierung ihrer Vertriebsaktivitäten – national und international. Neue Möglichkeiten bringen oft auch neue Herausforderungen mit sich, denn Produkte und Produktinformationen müssen in mehreren Sprachen angeboten werden, um den Verkauf zu fördern. Auch hier müssen Unternehmen einen Weg finden, diese Informationen zu verwalten und entsprechend auszugeben.

5. Der Prozess der Produktdatenverwaltung wird komplexer

Unternehmen produzieren täglich eine Vielzahl neuer Daten. Einen signifikanten Anteil daran haben auch Produktdaten. Das Verwaltungstool muss daher sicherstellen, dass alle notwendigen Produktdaten kontinuierlich über entsprechende Schnittstellen erfasst werden können. Dies erfolgt aus unterschiedlichen Quellen und Kanälen. Bei diesen Prozessen und Workflows sind insbesondere die Anforderungen an die Datenintegrität mit entsprechenden Konzepten und Routinen zu berücksichtigen. Um die komplexen Strukturen und Prozesse zu definieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln, sind Expertenteams notwendig. Diese sollten natürlich den Produktbereich abdecke, aber auch in der Funktionsweise großer Datenbanken über umfangreiche Erfahrungen verfügen. Nur so kann eine dauerhafte Qualitätssicherung in die Prozesse von Datenerfassung- und ausspielung integriert werden.

Unsere Experten-Tipps für eine erfolgreiche PIM-Auswahl: Darauf sollten Sie achten

Strategischer Weitblick und Zielsetzung

Ein neues PIM-System hilft einem Unternehmen dann richtig zum Erfolg, wenn ausreichend Kompetenzen und Ressourcen für die Planung und Umsetzung des Projektes vorhanden sind. Dies betrifft insbesondere die ersten Schritte zur Erhebung des Status quo und der Definition der Projektziele. Auf dieser Basis werden dann die notwendigen Datenkonzepte, -prozesse und -workflows erstellt. Nicht alles davon muss unbedingt im Vorfeld einer PIM-Auswahl erfolgen. Es sollte aber im Unternehmen klar sein, welche Strategie und Ziele mit dem neuen Tool verfolgt werden und welche bestehenden Probleme mit einem optimiertem Produktdatenmanagement behoben werden sollen. Beispielsweise kann die Zielsetzung eine Optimierung der Datenverfügbarkeit sein, um den Warenkorb oder das Cross-Selling-Volumen im E-Commerce zu optimieren. Alternativ können Unternehmen auch neue Self-Service-Angebote anstreben, die über Daten aus dem PIM-System aufgebaut werden – von der intelligenten Produktsuche über Empfehlungen bis hin zu Augmented Realitiy Services im Maintenance Bereich sind viele Einsatzmöglichkeiten umsetzbar. 

Anforderungen der Anwender ermitteln

Neben der Unternehmensstrategie ist natürlich ebenso relevant, welche Anforderungen die Kunden oder Anwender an die bereitgestellten Produktinformationen haben. Auch dies kann stark vom angebotenen Produkt und der jeweiligen Zielgruppe abhängen. Für einige Produkte könnten tiefgründige und ausführliche technische Daten relevant werden. Dies ist oft der Fall, wenn Einzelteile komplexer Maschinen nachbestellt werden müssen und die Zeit für Recherchen begrenzt ist. Nutzer haben gerade im B2B-Kontext einen konkreten Job zu erledigen (Jobs-to-be-done), der mit Daten aus einem PIM-System und dem richtigen digitalen Service (Suchfunktion) schnell erledigt werden kann. Bei anderen Produktarten überzeugen hochwertige Produktbilder und Beschreibungen. Dafür sind eine genaue Kenntnis der Zielgruppe und ein tiefes Verständnis ihrer Bedürfnisse notwendig.

Die richtige PIM-Agentur finden

Unter den verschiedenen PIM-System-Anbietern ist die Wahl der passenden Lösung nicht immer leicht. Unterschiedliche Systeme haben Vor- und Nachteile, die es im Kontext der Ausgangssituation und Zielsetzung der anstehenden PIM-Implementierung zu bewerten gilt. Eine vertrauenswürdige PIM-Agentur unterstützt Unternehmen im gesamten Prozess – von der PIM-Auswahl bis zur technischen Implementierung. So kann sichergestellt werden, dass das gewählte System in die bereits vorhandene technische Landschaft integriert werden kann und alle Funktionen abdeckt, die vom Unternehmen und den Nutzern benötigt werden.

In Use Cases denken

Eine PIM-Einführung kann Unternehmen viele Vorteile bringen, sofern das System optimal eingesetzt wird. Dazu sollten im Vorfeld die wichtigsten Use Cases bedacht werden, um ein passendes PIM zu finden, welches den individuellen Anforderungen der Firma gewachsen ist. Soll das System ausschließlich als Produktkatalog genutzt werden, um die Fülle von Produktdaten zu organisieren und für Mitarbeiter leicht zugänglich zu machen? Wird es im Multichannel-Commerce eingesetzt, um Produktinformationen mit einer kurzen Time-to-Market über alle Kanäle hinweg zu aktualisieren? Soll mit der PIM-Software das Unternehmenswachstum und der globale Ausbau vorangetrieben werden? Der Anwendungszweck spielt bei der Systemauswahl eine große Rolle.

Zusammenspiel von Funktionen und Prozessen berücksichtigen

Bei der PIM-Auswahl sollte zudem die bereits vorhandene technische Landschaft – beispielsweise ein existierendes CMS- oder DAM-System – berücksichtigt werden. Nicht alle Systeme arbeiten reibungslos zusammen, während andere problemlos verknüpft werden können und Daten untereinander austauschen. Auch die bereits etablierten Arbeitsabläufe und Prozesse innerhalb des Unternehmens müssen bei der Systemauswahl in Betracht gezogen werden. Wichtig ist es, im Vorfeld die Bereiche in Bestandssysteme zu qualifizieren, an denen später Optimierungsbedarf auftreten wird. Ein neues PIM-System wird fast immer in bestehende Prozesse und Datenstrukturen eingreifen, da andere Systeme bisher für die Produktdatenverwaltung zuständig waren. Daher kommt es fast zwangsläufig bei einer PIM-Implementierung auch zu Anpassung in der umgebenden Infrastruktur und Tools.

PIM-Einführung auf Unternehmens-Anforderungen abstimmen

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen an das Product-Information-Management-System. Neben der Systemauswahl und der technischen Implementierung ist die Einführungsphase für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entscheidend für den Erfolg. Die Teams sollten auf das neue System gut vorbereitet werden und den Impact auf ihre eigene Arbeit kennen. Eine ausführliche Einweisung sowie das Aufzeigen neuer, optimierter Workflows sind essenziell, wenn das volle Potenzial des PIM-Systems ausgeschöpft werden soll.

PIM-System Empfehlungen von Bitgrip

Wir haben bereits PIM-Systeme von unterschiedlichen Herstellern bei Unternehmen implementiert. Darüber hinaus kennen wir uns auch im Bereich der individuellen PIM-Programmierung aus. Für das Unternehmen UTAX hat der Audit zur damaligen Zeit ergeben, dass die individuellen Anforderungen von keinem Hersteller „out of the box“ erfüllt wurden. Gemeinsam mit dem Team von Unternehmensseite haben wir daher eine individuelle PIM-Lösung entwickelt. Hintergrund war das Supportende für das vorhergehende System, wodurch UTAX eine schnelle Lösung benötigte. Da UTAX bereits eine Digital-Experience-Platform von CoreMedia im Einsatz hatte, konnten wir für das PIM-System des umfangreichen Produktkataloges einen optimalen Funktionsumfang definieren und uns bei der Programmierung auf eine einfache und leichte Integration in die bestehende Webplattform konzentrieren. 

Einführung eines PIM-Systems: Exemplarischer Ablauf

Durch unsere Projekte im PIM-System-Vergleich und unserer Erfahrungen aus Beratungs- und Implementierungsprojekten haben einen exemplarischen Ablauf für die Einführung eines PIM-Systems erarbeitet. Darin sind die wesentlichen Schritte aufgeführt, die auf die meisten Unternehmen zutreffen und in der Regel noch durch unternehmensspezifische Anpassungen und Ergänzungen erweitert werden sollten.

1. Analyse- und Konzeptionsphase

Wenn wir als PIM-Agentur beauftragt werden, erfolgt im ersten Schritt zunächst eine Analyse der bereits vorhandenen Systemlandschaft. Dies beinhaltet u.a. das vorhandene CMS, Digital-Asset-Management-System (DAM), bestehendes bzw. abzulösendes PIM oder sonstige Tools und Systeme, die vom Unternehmen bereits verwendet werden. Wir ermitteln dabei, welche Abhängigkeiten in der Infrastruktur und zwischen den Tools liegen. Mit den vom Unternehmen definierten Projektzielen und Anforderungen an das PIM-System erhalten wir einen Kriterienkatalog, den das neue PIM-System erfüllen sollte, um optimal mit den vorhandenen Systemen integriert zu werden und die funktionalen Anforderungen zu erfüllen. 

2. Evaluierung und Vergleich

Anschließend sichten wir eine Longlist von Marktteilnehmern und qualifizieren auf Basis der Kriterien eine Shortlist mit potenziell passenden PIM-System. Im PIM-System-Vergleich werden daraufhin die Vor- und Nachteile verschiedener PIM-Systeme gegenübergestellt, um gemeinsam die passende Lösung zu finden. Alternativ kann das PIM-System für Kunden von Bitgrip auch individuell entwickelt werden, sofern durch die Hersteller nicht die geeigneten Funktionalitäten oder Integrationen angeboten werden können.

3. Umsetzungsphase

Im letzten Schritt erfolgt die Umsetzungsphase. Hier geht es darum, das gewählte System in die vorhandene IT-Landschaft zu integrieren – oder alternativ im Gesamtpaket neu aufzusetzen. Auch diesen Teil übernehmen wir. Dabei sorgen wir ebenfalls für einen reibungslosen Übergang in das neue System. Nach abgeschlossener Implementierung erfolgt eine PIM-Einführung, sodass alle Mitarbeiter die nötigen Informationen erhalten, um effizient mit dem neuen System arbeiten zu können.

Fazit: Projektmanagement über das PIM-Auswahlverfahren hinaus

Ein PIM-System – oder auch Product-Information-Management-System – unterstützt Unternehmen bei der effizienten Verwaltung von Produktdaten. Mit Hilfe eines PIM-Systems können eine Vielzahl an Daten und Informationen zum Produktbestand eines Unternehmens verwaltet werden – von technischen Daten, Zertifikaten oder Anleitungen und diversen Stamm- und Produktnummern bis hin zu KI-generierten Tags, Kategorisierungen und allen gängigen Mediendaten. Passende Schnittstellen teilen diese Informationen mit CMS und DAM-System, um das Datenmanagement zu vervollständigen. Die größten Benefits für Unternehmen sind eine verkürzte Time-to-Market, effizientere Workflows, verbesserte Kommunikation mit Kunden und Händlern, neue datenbasierte Services, optimiertes Multichannel-Marketing und vieles mehr.

Bitgrip unterstützt als PIM-Agentur bei der Auswahl und Implementierung eines passenden PIMs. Durch gezielte Analysen der vorhandenen Systemarchitektur, der Unternehmensziele und der Kundenbedürfnisse finden wir im gemeinsamen Gespräch die optimale PIM-Lösung. Wir achten dabei nicht nur auf die Zufriedenheit unserer Kunden, sondern auch die der Endnutzer, um ein optimales Ergebnis für alle Beteiligten zu erzielen.

FAQs

Was ist ein PIM-System?

PIM steht für Product-Information-Management (Produktinformationsmanagement). Ein PIM-System wird für die Verwaltung von Produktdaten, beispielsweise Bezeichnung, Beschreibungen, Kategorien, Artikelnummern, Stammdaten und vielen mehr verwendet.

Welche PIM-Systeme gibt es?

Bekannte PIM-System-Beispiele sind Apollon, Akeneo, Contentserv, InRiver oder Pimcore.

Wie funktioniert ein PIM-System?

In einem PIM-System können alle relevanten Produktinformationen medienneutral abgespeichert werden, um sie anschließend über verschiedene Zielkanäle hinweg auszuspielen. Mitarbeiter erhalten eine „Single Source of Truth“ und können auf essenzielle Informationen schnell und einfach zugreifen. Über Schnittstellen teilt das PIM-System diese Informationen mit anderen relevanten Systemen, wie einem CMS oder DAM.

Warum sollte ich mich für ein PIM-System entscheiden?

Mit einem PIM-System können Unternehmen bisher verteilt liegende Produktdaten in einem System konsolidieren und zentral verfügbar machen. Mit automatisierten Prozessen und homogenen Daten können Unternehmen die Kommunikation zu Kunden und Händlern verbessern, ihre E-Commerce-Angebote optimieren, neue digitale Serviceangebote entwickeln und vieles mehr.