PIM-Integration: Leitfaden für erfolgreiches Product Information Management

Der Vertrieb braucht das aktuelle Datenblatt für ein Angebot. Es steckt im ERP, das Bild liegt im Dateiserver, die aktuelle Beschreibung hat das Marketing per Mail geschickt, und ob der Preis stimmt, weiß nur die Kollegin aus dem Produktmanagement. Bis alles zusammengesucht ist, hat der Kunde längst woanders bestellt. Genau dieses tägliche Zusammensuchen kostet B2B-Unternehmen Zeit, Nerven und Umsatz.

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Ein PIM-System ist mehr als ein Speicher für Produktinfos. Es sitzt zwischen euren internen Produktdaten und der Kommunikation nach außen und hält beide Seiten konsistent. Bitgrip unterstützt B2B-Unternehmen als spezialisierter IT-Dienstleister dabei, das richtige PIM-System zu finden und eine zukunftssichere Lösung zu implementieren.

PIM-System: Definition

Product Information Management (PIM) ist ein zentrales System, das Produktinformationen sammelt, verwaltet und an alle Kanäle verteilt. Es dient als „Single Source of Truth" für alle produktbezogenen Daten. So stellst du sicher, dass überall dieselben, aktuellen Produktinformationen ausgespielt werden, egal ob im Shop, im Katalog oder auf einem Marktplatz.

Verteilte Insellösungen führen zu widersprüchlichen Datenständen. Ein PIM-System bündelt stattdessen alle relevanten Produktdaten an einem Ort: technische Spezifikationen, Preise, Marketingtexte und digitale Assets.

PIM- vs. ERP-Systeme

ERP-Systeme verwalten vor allem interne Abläufe wie Stücklisten und Lagerbestände. Ein PIM konzentriert sich dagegen auf die Aufbereitung von Produktdaten für die Kommunikation nach außen. In modernen B2B-Unternehmen arbeiten beide Hand in Hand: Das ERP liefert Stammdaten wie Produktnummern und Einkaufspreise, das PIM reichert sie mit Bildern, Spezifikationen und Beschreibungen an.

Diese Fragen solltest du vor deiner PIM-Integration beantworten

Eine gute PIM-Einführung beginnt lange vor der ersten Zeile Code. Die Vorbereitung entscheidet über den Projekterfolg und erspart dir teure Nachbesserungen. Diese Checkliste hilft dabei, alle wichtigen Aspekte im Vorfeld zu durchdenken:

• Wer übernimmt die Projektverantwortung? Ein PIM bewirkt viele Unternehmensprozesse. Deshalb gehört die Einführung in die Geschäftsführung verankert.
• Welche Stakeholder sind relevant? Produktmanagement, Marketing, Vertrieb, IT und oft auch die Rechtsabteilung müssen von Anfang an einbezogen werden.
• Wie komplex sind deine Produktstrukturen? Einfache Kataloge brauchen andere Lösungen als komplexe B2B-Produkte mit vielen Varianten und Attributen.
• Welche Medien musst du verknüpfen? Denk an Bilder, Videos, 3D-Modelle, technische Zeichnungen und Zertifikate.
• Sind Rollen und Workflows geklärt? Lege fest, wer die PIM-Daten pflegt und wer sie freigibt.
• Wie viele Produkte verwaltest du? Datenmenge und Marktgröße bestimmen die Anforderungen an Performance und Skalierbarkeit.

Was sind die Vorteile einer PIM-Implementierung?

Ein PIM bringt gegenüber reinen ERP- oder CMS-Lösungen konkrete Vorteile, die direkt auf Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit einzahlen. Aus unseren Projekten sehen wir drei Effekte immer wieder: verknüpfte Marketing- und Vertriebsprozesse, kürzere Time-to-Market und konsistente Daten über alle Kanäle.

Vereinfachte Marketing- und Vertriebsprozesse

Der größte Vorteil einer PIM-Software liegt in der deutlich vereinfachten Verknüpfung von Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Statt Produktdaten mühsam aus verschiedenen Systemen zusammenzusuchen, haben alle Abteilungen Zugriff auf einen zentralen „Topf" mit aktuellen Produktinformationen. Diese können dann nahtlos für verschiedene Kanäle genutzt werden, beispielsweise Marketing, Social Media, Vertrieb und Online-Shop.

Kürzere Time-to-Market

Ein weiterer Wettbewerbsvorteil entsteht durch die kürzere Zeit zwischen der Implementierung der Produktdaten und ihrer Verwendung im Marketing. Neue Produkte können so wesentlich schneller am Markt eingeführt werden, da alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind und nicht erst aufwändig zusammengetragen werden müssen.

Konsistenz über alle Touchpoints

Ob Website, Print oder E-Commerce-Plattform: Alle arbeiten mit denselben, aktuellen Daten. Das reduziert Fehler und stärkt das professionelle Auftreten deiner Marke nach außen.

PIM und KI: Was sich 2026 verändert

KI ist 2026 der stärkste Treiber im PIM-Markt. Generative KI erzeugt aus rohen Spezifikationen fertige, kanalgerechte Produkttexte, klassifiziert Attribute und prüft Datenqualität automatisch. Gleichzeitig treffen KI-Agenten immer öfter Kaufentscheidungen mit. Deine Produktdaten müssen also nicht nur für Menschen gut sein, sondern auch für Maschinen lesbar.

GenAI reichert Produktdaten an

Anbieter wie Akeneo, Salsify, inRiver und Informatica setzen generative KI ein, um aus technischen Daten zielgruppen- und kanalspezifische Marketingtexte zu schreiben. Das spart genau die manuelle Arbeit, die Teams über Wochen bindet: Texte formulieren, übersetzen, Attribute mappen, Kataloge auf Fehler prüfen.

Agentic Commerce: Daten für Maschinen

Immer mehr Menschen recherchieren Produkte über KI-Suche statt über klassische Keyword-Suche. Wenn deine Produktdaten unvollständig oder schlecht strukturiert sind, fallen deine Produkte aus KI-Empfehlungen und automatisierten Kaufprozessen heraus. In der Praxis heißt das: Ein sauber geführtes PIM ist die Grundlage dafür, in der KI-Suche überhaupt sichtbar zu bleiben.

Der Digitale Produktpass: Warum das Thema jetzt drängt

Der Digital Product Passport (DPP) ist ein maschinenlesbarer Produktpass, den die EU im Rahmen der Ökodesign-Verordnung vorschreibt. Er dokumentiert unter anderem CO2-Fußabdruck, Materialherkunft und Recyclingfähigkeit. Ab 2026 wird er gestaffelt Pflicht, beginnend mit Textilien, gefolgt von Elektronik und Batterien bis 2027.

Produktdaten müssen strukturiert, belegbar und auditierbar vorliegen. Genau das leistet ein PIM. Es sammelt Nachhaltigkeitsdaten von Lieferanten, hält sie an der richtigen Stelle vor und kann sie maschinenlesbar ausspielen. Wer diese Daten heute schon sauber führt, muss die neuen Pflichten später nicht in Panik nachrüsten.

Tipps und Ablauf für die PIM-Integration

Für die PIM-Einführung gibt es einen klaren Fahrplan. Entscheidend ist trotzdem, schnell in die Umsetzung zu kommen. Wir bei Bitgrip empfehlen einen Rollout in einzelnen Schritten. So hältst du das Risiko klein und sammelst früh echte Erfahrungen.

1. Ziele und KPIs definieren: Typische KPIs umfassen die Anzahl der Datenquellen, die konsolidiert werden, sowie die Zeitersparnis bei der Erstellung von Marketingmaterialien oder beim Produktinformationsmanagement.
2. Anforderungsanalyse und Workshop: Ein strukturierter Beginn der PIM-Integration ist essenziell. Hier werden die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens ermittelt und die Grundlage für die weitere Planung gelegt.
3. Stakeholder einbeziehen: Von Anfang an müssen alle relevanten Abteilungen bzw. Stakeholder – Produktmanagement, Marketing, Vertrieb, IT und Geschäftsführung – aktiv in den Prozess eingebunden werden.
4. Analyse und Wahl der PIM-Software: Basierend auf den definierten Anforderungen erfolgt die Auswahl des passenden PIM-Systems. Hier sollten sowohl technische Kriterien als auch die Unternehmenskultur berücksichtigt werden.‍
5. Umsetzung und Implementierung: Die eigentliche Integration der PIM-Plattform erfolgt in definierten Sprints, wobei zunächst ein Minimum Viable Product (MVP) mit den wichtigsten Funktionen realisiert wird.

PIM – technische Implementierung

Die technische Implementierung eines PIM-Systems gliedert sich im Wesentlichen in drei Abschnitte: 

1. Datenmigration als kritischster Schritt, bei dem bestehende Produktdaten aus verschiedenen Quellsystemen überführt und bereinigt werden.
2. Distribution zur nahtlosen Verteilung der angereicherten Produktdaten an verschiedene Zielsysteme wie E-Commerce-Plattformen oder Enterprise CMS.
3. Systemintegration zur Verbindung mit der bestehenden IT-Landschaft.

Die Anbindung läuft meist über standardisierte APIs und etablierte Protokolle. Dabei richten wir bidirektionale Datenflüsse zwischen PIM, ERP und anderen Systemen ein. Stammdaten wie Produktnummern fließen aus dem ERP ins PIM. Angereicherte Marketing-Informationen gehen zurück an die nachgelagerten Systeme, meist ohne große Eingriffe in den Bestand.

Bitgrip Empfehlung: Die beste PIM-Software für B2B-Unternehmen

Das richtige PIM entscheidet über den Erfolg deiner digitalen B2B-Strategie. Aus unserer Erfahrung mit PIM-Projekten für B2B-Unternehmen haben wir die wichtigsten Lösungen am Markt bewertet.

Centric PXM (ehemals Contentserv)

Centric Software hat Contentserv 2025 übernommen. Die Plattform bündelt heute PIM, DAM, Content-Syndication und Digital-Shelf-Analytics unter dem Namen Centric PXM. Der Fokus liegt weiter auf Experience Management, mit Stärken bei Marken und Konsumgütern.

Akeneo

Akeneo hat sich von einem klassischen PIM zu einer „Product Cloud" mit KI-gestütztem Enrichment entwickelt. Die Community Edition bleibt für den Mittelstand attraktiv. Wichtig für die Auswahl: Den Support der PaaS-Edition stellt Akeneo im September 2026 ein.

Pimcore

Pimcore kombiniert Product Information Management (PIM), Digital Asset Management (DAM), CMS und E-Commerce in einer integrierten Plattform. Diese All-in-One-Lösung senkt die Komplexität der IT-Landschaft und passt zu Unternehmen, die konsolidieren wollen.

Salsify

Salsify fokussiert die digitale Regaloptimierung und bringt eine starke E-Commerce-Integration mit. Die Lösung passt zu Unternehmen, die über viele Online-Marktplätze verkaufen.

Bluestone PIM

Bluestone PIM ist eine Cloud-native Lösung mit schneller Einführung und intuitiver Bedienung. Sie richtet sich an mittelständische Unternehmen mit wachsendem Produktportfolio.

Weitere Systeme im Blick

Diese drei Systeme tauchen 2026 regelmäßig auf B2B-Shortlists auf, vor allem bei komplexen Industriedaten:

Beispiel aus der Praxis: Neue Business Plattform und individuelles PIM für UTAX

Die Theorie ist das eine – doch wie sieht eine erfolgreiche PIM-Integration in der Praxis aus? Das Projekt mit UTAX, einer Marke der TA Triumph-Adler GmbH, zeigt exemplarisch, wie sich die zuvor beschriebenen Herausforderungen und Lösungsansätze in einem realen B2B-Umfeld bewähren.

Die Ausgangslage: UTAX stand vor genau den Problemen, die viele unserer Kunden kennen: Das bestehende CMS-System bot nur begrenzte Möglichkeiten für effiziente Content-Prozesse und konnte die aktuellen Anforderungen an die Produkt- und Vertriebskommunikation nicht mehr erfüllen. Gleichzeitig waren Produktdaten über verschiedene Systeme verteilt – ein typisches Szenario, das ohne PIM-System zu inkonsistenten Informationen und manuellen Mehraufwänden führt.

Der Lösungsansatz: Anstatt auf eine Standard-PIM-Lösung zu setzen, entwickelte Bitgrip für UTAX ein individuelles PIM-System, das perfekt in die neue CoreMedia-basierte Website integriert wurde. Diese maßgeschneiderte Lösung zeigt einen wichtigen Punkt: Nicht immer muss es eine Out-of-the-Box-Lösung sein – manchmal führt ein individueller Ansatz schneller zum Ziel.

Die technische Umsetzung: Das individuell programmierte PIM fungiert als zentrale Datenquelle für alle Produktinformationen und konsolidiert Daten aus verschiedenen Quellsystemen über eine Headless-Architektur. Dies ermöglichte es UTAX, eine intelligente Suchfunktion zu realisieren und Produkte deutlich stärker in den Fokus zu stellen – genau das, was moderne B2B-Kunden erwarten.

Das Ergebnis: Bereits nach wenigen Wochen konnte mit der Contentmigration begonnen werden. Die neue Plattform bietet nicht nur eine deutlich verbesserte User Experience, sondern auch die Flexibilität für zukünftige Weiterentwicklungen. Die Zahlen belegen den Erfolg:  

• +65 % organischer Traffic innerhalb eines Jahres
• rund −30 % Zeitersparnis bei der Angebotserstellung durch direkten Zugriff auf validierte Daten
• 1 zentrale Plattform als „Single Source of Truth" für den gesamten Vertrieb

„Die Website ist ein Quantensprung für unsere Kunden, Partner und die Marke! Ohne Bitgrip hätten wir das nicht geschafft." Maike Zumbrägel, General Manager Marketing and Corporate Communications bei TA Triumph-Adler

PIM-Einführung – ein Muss für jedes B2B-Unternehmen

Wer sein B2B-Geschäft digital ausbaut, kommt an einem professionellen PIM nicht vorbei. Die Zeit der Excel-Tabellen mit manueller Synchronisation ist vorbei. B2B-Kunden erwarten heute konsistente, detaillierte Produktinformationen über alle Touchpoints. Diese Erwartung erfüllst du nur mit sauber geführten Daten. Und der Markt zieht kräftig an: Analysten erwarten für den globalen PIM-Markt weiter ein zweistelliges jährliches Wachstum, getrieben von KI, Omnichannel und neuen Compliance-Pflichten.

Als spezialisierte Digitalagentur bringt Bitgrip die nötige Expertise mit, um die PIM-Implementierung in deinem Unternehmen erfolgreich zu gestalten. Die Erfahrung aus verschiedenen PIM-Projekten ermöglicht es uns, bewährte Praktiken anzuwenden und typische Stolpersteine zu vermeiden. Dabei setzen wir auf einen agilen Projektansatz, der schnelle Erfolge ermöglicht und gleichzeitig Raum für kontinuierliche Optimierungen schafft.

FAQ: Häufige Fragen zur PIM-Integration

Was versteht man unter PIM?

PIM steht für Product Information Management. Es bezeichnet eine zentrale Plattform, die Produktinformationen sammelt, verwaltet und verteilt. Ein PIM dient als „Single Source of Truth" und stellt konsistente Produktdaten über alle Kanäle bereit.

Welche PIM-Systeme gibt es?

Am Markt gibt es Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen. Zu den führenden Systemen zählen Pimcore (All-in-One), Akeneo (Open Source), Centric PXM (ehemals Contentserv, Enterprise) und Salsify (E-Commerce). Für komplexe Industriedaten sind zusätzlich inRiver, Syndigo und Stibo Systems relevant.

Wie verändert KI das Product Information Management?

KI übernimmt 2026 die aufwendige Fleißarbeit im PIM: Sie schreibt Produkttexte, klassifiziert Attribute, übersetzt Inhalte und prüft Datenqualität. Gleichzeitig steigt die Bedeutung maschinenlesbarer Daten, weil KI-Agenten und KI-Suche zunehmend Kaufentscheidungen beeinflussen.

Was hat der Digital Product Passport mit einem PIM zu tun?

Der EU Digital Product Passport verlangt ab 2026 maschinenlesbare Produktdaten zu Nachhaltigkeit und Herkunft, zuerst für Textilien, später für Elektronik und Batterien. Ein PIM sammelt diese Daten zentral und spielt sie strukturiert aus. Damit wird es zum praktischen Werkzeug für die DPP-Compliance.

Wie lange dauert eine typische PIM-Integration?

Das hängt von der Komplexität ab. Einfache Implementierungen dauern 3 bis 6 Monate, umfassende Projekte 6 bis 12 Monate. Mit einem agilen Ansatz nutzt du erste Funktionen aber schon nach wenigen Wochen produktiv.

Kann ein PIM-System eine ERP-Lösung ersetzen?

Nein. Beide Systeme haben unterschiedliche Aufgaben. Das ERP verwaltet Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Lagerbestände und Stücklisten. Das PIM konzentriert sich auf die Aufbereitung von Produktdaten für Marketing und Vertrieb.