PIM-Integration: Leitfaden für erfolgreiches Product Information Management
Viele B2B-Unternehmen verschwenden wertvolle Ressourcen mit der manuellen Pflege von Produktdaten. Gerade Firmen, die ihre digitale Präsenz ausbauen und eine bessere Customer Experience schaffen möchten, stellt sich daher folgende Frage: Benötigen wir ein Product Information Management-System (PIM), um unsere Produktdaten effizient zu verwalten?
Ein PIM-System ist weit mehr als nur ein Tool zur Speicherung von Produktinformationen – es bildet den Dreh- und Angelpunkt zwischen internen Produktdaten und direkter Kommunikation mit den Kunden. Bitgrip unterstützt B2B-Unternehmen als spezialisierter IT-Dienstleister dabei, das richtige PIM-System zu finden und eine zukunftssichere Lösung zu implementieren.
Das Thema kurz und kompakt
- PIM-Systeme bilden eine Brücke zwischen strukturierten Produktdaten für interne Prozesse und aussagekräftigen Inhalten für das Marketing bzw. die Kommunikation mit Usern.
- Die Integration einer PIM-Plattform reduziert manuelle Prozesse erheblich und beschleunigt die Time-to-Market für neue Produkte durch die zentrale Datenverwaltung um mehrere Wochen.
- Ohne PIM-Einführung ist eine erfolgreiche Digital Experience Platform (DXP) praktisch nicht realisierbar, da konsistente Produktdaten die Basis für alle digitalen Touchpoints bilden.
- Als spezialisierter IT-Dienstleister unterstützt Bitgrip B2B-Unternehmen dabei, das passende Product Information Management-System für ihre individuellen Bedürfnisse zu finden und strategisch in die bestehende digitale Infrastruktur zu integrieren.
PIM-System: Definition
Beim Product Information Management (PIM) handelt es sich um ein zentrales System für die effiziente Sammlung, Verwaltung und Verteilung von Produktinformationen. Es dient als „Single Source of Truth“ für alle produktbezogenen Daten und ermöglicht es Unternehmen, konsistente und aktuelle Produktinformationen über verschiedene Kanäle hinweg bereitzustellen.
Während herkömmliche Lösungen oft zu fragmentierten Datenlandschaften führen, konsolidiert ein PIM-System alle relevanten Produktdaten an einem Ort – von technischen Spezifikationen über Preise bis hin zu Marketingtexten und digitalen Assets.
PIM- vs. ERP-Systeme
Während ERP-Systeme primär interne Abläufe wie Stücklisten und Lagerbestände verwalten, konzentrieren sich PIM-Systeme auf die Optimierung und Anreicherung von Produktdaten für die externe Kommunikation. In modernen B2B-Unternehmen arbeiten beide Systeme Hand in Hand: Das ERP-System liefert Stammdaten wie Produktnummern und Einkaufspreise, während das PIM-System diese Informationen mit Bildern, Spezifikationen und detaillierten Produktbeschreibungen anreichert.
Diese Fragen solltest du vor deiner PIM-Integration beantworten
Die erfolgreiche Integration eines Product Information Management Systems beginnt lange vor der technischen Implementierung. Die richtige Vorbereitung entscheidet maßgeblich über den Projekterfolg und verhindert kostspielige Nachbesserungen. Diese Checkliste hilft dabei, alle wichtigen Aspekte im Vorfeld zu durchdenken:
- Wer übernimmt die Projektverantwortung? Die Einführung eines PIM-Systems sollte in der Geschäftsführung verankert werden, da es weitreichende Auswirkungen auf alle Unternehmensprozesse hat.
- Welche Stakeholder sind relevant? Produktmanagement, Marketing, Vertrieb, IT und oft auch die Rechtsabteilung müssen von Anfang an einbezogen werden.
- Wie komplex sind deine Produktstrukturen? Einfache Produkte bzw. Kataloge erfordern andere Lösungen als komplexe B2B-Produkte mit variablen Eigenschaften.
- Welche Medieninhalte müssen verknüpft werden? Berücksichtige Bilder, Videos, 3D-Modelle, technische Zeichnungen und Zertifikate.
- Hast du die passende Struktur in deiner Organisation? Klare Workflows und Verantwortlichkeiten für die Pflege der PIM-Daten muss definiert werden.
- Wie viele Produkte verwaltest du? Der Umfang der Daten und die Größe des Marktes bestimmen die Anforderungen an Performance und Skalierbarkeit des PIM-Systems.
Was sind die Vorteile einer PIM-Implementierung?
Ein PIM-System bietet gegenüber bzw. als Ergänzung zu herkömmlichen ERP- oder CMS-basierten Lösungen entscheidende Vorteile, die sich direkt auf die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von B2B-Unternehmen auswirken.
Vereinfachte Marketing- und Vertriebsprozesse
Der größte Vorteil einer PIM-Software liegt in der deutlich vereinfachten Verknüpfung von Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Statt Produktdaten mühsam aus verschiedenen Systemen zusammenzusuchen, haben alle Abteilungen Zugriff auf einen zentralen „Topf" mit aktuellen Produktinformationen. Diese können dann nahtlos für verschiedene Kanäle genutzt werden, beispielsweise Marketing, Social Media, Vertrieb und Online-Shop.
Kürzere Time-to-Market
Ein weiterer Wettbewerbsvorteil entsteht durch die kürzere Zeit zwischen der Implementierung der Produktdaten und ihrer Verwendung im Marketing. Neue Produkte können so wesentlich schneller am Markt eingeführt werden, da alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind und nicht erst aufwändig zusammengetragen werden müssen.
Konsistenz über alle Touchpoints
Im Gegensatz zu dezentralen Lösungen ermöglicht ein PIM-System konsistente Produktinformationen über alle Kanäle hinweg. Ob Website, Printmaterial oder E-Commerce-Plattform – alle Stakeholder arbeiten mit denselben, aktuellen Daten. Dies reduziert nicht nur Fehler und Missverständnisse, sondern stärkt auch das professionelle Erscheinungsbild des Unternehmens.
Tipps und Ablauf für die PIM-Integration
In der Regel gibt es einen klar definierten Plan für die PIM-Implementierung, doch entscheidend ist vor allem, schnell mit der Umsetzung zu starten. Wir von Bitgrip empfehlen daher einen Rollout in einzelnen Schritten, um Risiken zu minimieren und frühzeitig Erfahrungen zu sammeln:
- Ziele und KPIs definieren: Typische KPIs umfassen die Anzahl der Datenquellen, die konsolidiert werden, sowie die Zeitersparnis bei der Erstellung von Marketingmaterialien oder beim Produktinformationsmanagement.
- Anforderungsanalyse und Workshop: Ein strukturierter Beginn der PIM-Integration ist essenziell. Hier werden die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens ermittelt und die Grundlage für die weitere Planung gelegt.
- Stakeholder einbeziehen: Von Anfang an müssen alle relevanten Abteilungen bzw. Stakeholder – Produktmanagement, Marketing, Vertrieb, IT und Geschäftsführung – aktiv in den Prozess eingebunden werden.
- Analyse und Wahl der PIM-Software: Basierend auf den definierten Anforderungen erfolgt die Auswahl des passenden PIM-Systems. Hier sollten sowohl technische Kriterien als auch die Unternehmenskultur berücksichtigt werden.
- Umsetzung und Implementierung: Die eigentliche Integration der PIM-Plattform erfolgt in definierten Sprints, wobei zunächst ein Minimum Viable Product (MVP) mit den wichtigsten Funktionen realisiert wird.
PIM – technische Implementierung
Die technische Implementierung eines PIM-Systems gliedert sich im Wesentlichen in drei Abschnitte:
- Datenmigration als kritischster Schritt, bei dem bestehende Produktdaten aus verschiedenen Quellsystemen überführt und bereinigt werden.
- Distribution zur nahtlosen Verteilung der angereicherten Produktdaten an verschiedene Zielsysteme wie E-Commerce-Plattformen oder Enterprise CMS.
- Systemintegration zur Verbindung mit der bestehenden IT-Landschaft.
Die Integration der PIM-Daten erfolgt hauptsächlich über standardisierte APIs und etablierte Protokolle, wobei bidirektionale Datenflüsse zwischen PIM, ERP und anderen Systemen etabliert werden. Stammdaten wie Produktnummern fließen aus dem ERP ins PIM, während angereicherte Informationen aus dem Marketing zurück an nachgelagerte Systeme übertragen werden – meist ohne größere Eingriffe in bestehende Systeme.
Bitgrip Empfehlung: Die beste PIM-Software für B2B-Unternehmen
Die Auswahl des richtigen PIM-Systems entscheidet maßgeblich über den Erfolg einer digitalen B2B-Strategie. Als spezialisierte Digitalagentur mit umfangreicher Erfahrung in der Implementierung von PIM-Systemen für B2B-Unternehmen hat Bitgrip die wichtigsten Lösungen am Markt evaluiert und bewertet.
Contentserv
Contentserv bietet eine umfassende PIM-Lösung mit starkem Fokus auf Marketing Experience Management. Die Plattform eignet sich besonders für Unternehmen mit umfangreichem Produktkatalog und internationalen Vertriebsstrukturen.
Akeneo
Als Open-Source-Lösung punktet Akeneo mit hoher Flexibilität und einer aktiven Community. Die Product Information Management-Plattform ist besonders für mittelständische B2B-Unternehmen interessant, die Wert auf Personalisierung legen.
Pimcore
Pimcore kombiniert Product Information Management (PIM), Digital Asset Management (DAM), CMS und E-Commerce in einer integrierten Plattform. Diese All-in-One-Lösung reduziert die Komplexität der IT-Landschaft erheblich und eignet sich hervorragend für Unternehmen, die eine konsolidierte Lösung suchen.
Salsify
Salsify fokussiert sich auf die digitale Regaloptimierung und bietet eine starke E-Commerce-Integration. Die Lösung ist besonders für Unternehmen geeignet, die ihre Produkte über multiple Online-Marktplätze vertreiben.
Bluestone
Bluestone PIM ist eine Cloud-native Lösung, die sich durch schnelle Implementierung und intuitive Bedienung auszeichnet. Die Plattform richtet sich an mittelständische Unternehmen mit wachsenden Produktportfolios.
Beispiel aus der Praxis: Neue Business Plattform und individuelles PIM für UTAX
Die Theorie ist das eine – doch wie sieht eine erfolgreiche PIM-Integration in der Praxis aus? Das Projekt mit UTAX, einer Marke der TA Triumph-Adler GmbH, zeigt exemplarisch, wie sich die zuvor beschriebenen Herausforderungen und Lösungsansätze in einem realen B2B-Umfeld bewähren.
Die Ausgangslage: UTAX stand vor genau den Problemen, die viele unserer Kunden kennen: Das bestehende CMS-System bot nur begrenzte Möglichkeiten für effiziente Content-Prozesse und konnte die aktuellen Anforderungen an die Produkt- und Vertriebskommunikation nicht mehr erfüllen. Gleichzeitig waren Produktdaten über verschiedene Systeme verteilt – ein typisches Szenario, das ohne PIM-System zu inkonsistenten Informationen und manuellen Mehraufwänden führt.
Der Lösungsansatz: Anstatt auf eine Standard-PIM-Lösung zu setzen, entwickelte Bitgrip für UTAX ein individuelles PIM-System, das perfekt in die neue CoreMedia-basierte Website integriert wurde. Diese maßgeschneiderte Lösung zeigt einen wichtigen Punkt: Nicht immer muss es eine Out-of-the-Box-Lösung sein – manchmal führt ein individueller Ansatz schneller zum Ziel.
Die technische Umsetzung: Das individuell programmierte PIM fungiert als zentrale Datenquelle für alle Produktinformationen und konsolidiert Daten aus verschiedenen Quellsystemen über eine Headless-Architektur. Dies ermöglichte es UTAX, eine intelligente Suchfunktion zu realisieren und Produkte deutlich stärker in den Fokus zu stellen – genau das, was moderne B2B-Kunden erwarten.
Das Ergebnis: Bereits nach wenigen Wochen konnte mit der Contentmigration begonnen werden. Die neue Plattform bietet nicht nur eine deutlich verbesserte User Experience, sondern auch die Flexibilität für zukünftige Weiterentwicklungen.
„Die Website ist ein Quantensprung für unsere Kunden, Partner und die Marke! Ohne Bitgrip hätten wir das nicht geschafft."
Maike Zumbrägel, General Manager Marketing and Corporate Communications bei TA Triumph-Adler
PIM-Einführung – ein Muss für jedes B2B-Unternehmen
Wenn Unternehmen ihr B2B-Geschäft digital ausbauen möchten, führt kein Weg an einem professionellen PIM-System vorbei. Die Zeiten, in denen Produktdaten in Excel-Tabellen verwaltet und manuell synchronisiert wurden, sind längst vorbei. Auch B2B-Kunden erwarten mittlerweile konsistente, detaillierte Produktinformationen über alle digitalen Touchpoints hinweg – und diese Erwartung können Unternehmen nur erfüllen, wenn sie ihre Produktdaten professionell verwalten.
Als spezialisierte Digitalagentur bringt Bitgrip die nötige Expertise mit, um die PIM-Implementierung in deinem Unternehmen erfolgreich zu gestalten. Die Erfahrung aus verschiedenen PIM-Projekten ermöglicht es uns, bewährte Praktiken anzuwenden und typische Stolpersteine zu vermeiden. Dabei setzen wir auf einen agilen Projektansatz, der schnelle Erfolge ermöglicht und gleichzeitig Raum für kontinuierliche Optimierungen schafft.
FAQ
Was versteht man unter PIM?
PIM steht für Product Information Management und bezeichnet eine zentrale Plattform zur Sammlung, Verwaltung und Verteilung von Produktinformationen. Ein PIM-System fungiert als „Single Source of Truth" für alle produktbezogenen Daten und ermöglicht es Unternehmen, konsistente Produktinformationen über verschiedene Kanäle hinweg bereitzustellen.
Welche PIM-Systeme gibt es?
Am Markt existieren verschiedene PIM-Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen. Zu den führenden Systemen gehören Pimcore (All-in-One-Lösung), Akeneo (OpenSource), Contentserv (Enterprise) und Salsify (E-Commerce) sowie spezialisierte Lösungen wie Bluestone.
Wie lange dauert eine typische PIM-Integration?
Die Dauer einer PIM-Integration hängt von der Komplexität des Projekts ab. Einfache Implementierungen können in 3 bis 6 Monaten realisiert werden, während umfassende PIM-Projekte meist zwischen 6 und 12 Monate benötigen. Ein agiler Projektansatz ermöglicht es jedoch, schon nach wenigen Wochen erste Funktionen produktiv zu nutzen.
Kann ein PIM-System eine ERP-Lösung ersetzen?
Nein, ein PIM-System kann und soll keine ERP-Lösung ersetzen. Beide Systeme haben unterschiedliche Aufgaben: Während ERP-Systeme Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Lagerbestände und Stücklisten verwalten, fokussiert sich ein PIM-System ausschließlich auf die Optimierung von Produktdaten für Marketing und Vertrieb.
