OpenText-Migration – So gelingt der Umstieg auf ein neues CMS

Was ist OpenText?

OpenText wurde ursprünglich als Enterprise Content-Management-System konzipiert, hat sich über die letzten Jahre aber immer mehr zu einer Digital Experience Platform entwickelt – allerdings mit Einschränkungen. Dabei fokussiert sich OpenText inhaltlich auf Content Management für Unternehmen mit komplexen Strukturen. Entsprechend richtet sich das System dabei primär an Großkonzerne, die umfangreiche Dokumentenverwaltung und Enterprise Content Workflows benötigen.

In den letzten Jahren hat OpenText jedoch zunehmend an Relevanz gegenüber modernen und leistungsstärkeren Systemen verloren. Während andere Anbieter konsequent auf Composable Architecture und API-first setzen, hinkt OpenText der technologischen Weiterentwicklung hinterher. Besonders die Integration mit zeitgemäßen Marketing-Tools und die Flexibilität bei der Frontend-Entwicklung sind nach wie vor deutlich eingeschränkt.

Warum sollte ich OpenText durch ein neues CMS ersetzen?

Viele Unternehmen stehen vor der Entscheidung, ihr aktuelles Setup zu modernisieren oder sich komplett von OpenText zu trennen. Die Gründe dafür sind vielfältig und betreffen sowohl technische als auch wirtschaftliche Aspekte.

Veraltete Technologie und mangelnde Innovation

Während moderne Anbieter wie CoreMedia oder Magnolia verstärkt auf offene Systeme und den Best-of-Breed-Ansatz setzen, hinkt OpenText der Entwicklung nach wie vor hinterher. Dies führt zu Einschränkungen bei der Integration mit modernen Marketing-Tools, E-Commerce und anderen Enterprise-Systemen. Unternehmen verlieren dadurch wertvolle Zeit bei der Umsetzung neuer digitaler Strategien und können nicht von innovativen Features wie KI-gestützter Content-Erstellung oder fortschrittlicher Personalisierung profitieren.

Digitale Souveränität und Cloud Act

Seit der Einführung des „Cloud Act“ im Jahr 2018 können US-Behörden auf Informationen amerikanischer Unternehmen zugreifen, selbst wenn diese Server im Ausland betreiben. Als kanadisch-amerikanisches Unternehmen fällt auch OpenText unter diese Regelung – mit direkten Auswirkungen auf alle Kunden, die ihre Website in der OpenText-Cloud hosten. Bei deutschen Anbietern wie CoreMedia besteht dieses Risiko hingegen nicht; hier werden alle Informationen sicher in europäischen Rechenzentren „gelagert”, ohne Zugriff durch unbefugte Dritte.

Hohe Betriebskosten und komplexe Lizenzmodelle

Die Total Cost of Ownership ist bei OpenText oft deutlich höher als bei modernen Alternativen; zusätzlich führen komplexe Lizenzstrukturen zu unvorhersehbaren Kosten bei der Skalierung. Moderne DXP-Lösungen bieten hingegen transparente Preisstrukturen und ermöglichen es, nur für tatsächlich genutzte Features zu bezahlen. Dies führt zu spürbaren Kosteneinsparungen und einer deutlich besseren Planbarkeit der IT-Ausgaben.

OpenText-Migration „ASAMI“: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine erfolgreiche OpenText-Migration erfordert systematisches Vorgehen und sorgfältige Planung. Die Projektdauer ist individuell und lässt sich nur schwer allgemein beziffern, da sie stark von der Komplexität des bestehenden Systems und der Menge an Content abhängt. Bei kleineren Projekten können – bei guter Vorarbeit – schon drei Monate ausreichen, während eine umfangreiche Migration mit komplexen Integrationen durchaus 12 bis 18 Monate in Anspruch nehmen kann. Bei einer OpenText-Migration setzen wir dabei auf unser bewährtes ASAMI-Framework: 1. Analyse, 2. Strategie, 3. Audit, 4. Migration und 5. Iteration(en).

Analyse: Status Quo analysieren

Die Analyse des bestehenden Systems bildet das Fundament jeder erfolgreichen Migration. Besonders wichtig ist dabei die Bewertung, welche Funktionen beibehalten werden müssen und welche historischen Altlasten entfernt werden können. Eine professionelle Analyse identifiziert auch versteckte Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Systemen, die später zu unerwarteten Hürden bei der Migration werden könnten. Diese Phase dauert typischerweise 2–4 Wochen und schafft die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.

Strategie: Plan für die Migration aufstellen

Basierend auf der Analyse entsteht ein detaillierter Plan für die OpenText-Migration, der präzise definiert, wie sich bestehende Features im neuen CMS abbilden lassen. Die Auswahl der erforderlichen Module erfolgt strategisch und unter Berücksichtigung zukünftiger Anforderungen. Zudem werden Zeitpläne, Ressourcen und Verantwortlichkeiten klar definiert, um eine reibungslose Projektumsetzung zu gewährleisten. 

Dabei ist es entscheidend, nicht nur die aktuellen Bedürfnisse zu berücksichtigen, sondern auch Raum für zukünftige Entwicklungen zu schaffen. Die modulare Architektur moderner CMS- oder DXP-Lösungen ermöglicht es, flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren.

Audit: Bestehenden Content analysieren (Content Audit)

Ein systematisches Content Audit bewertet bestehende Inhalte nach Relevanz, Sichtbarkeit und strategischer Bedeutung. Viele Unternehmen unterschätzen die Tiefe ihrer Website-Hierarchie dramatisch – oft existieren hunderte von Seiten, die über Jahre entstanden sind und deren Wert heute fragwürdig ist. Die Entscheidung, welche Inhalte migriert, überarbeitet oder gelöscht werden, ist zwar zeitaufwendig, aber essenziell für den Erfolg der OpenText-Migration. 

Migration: CMS-Migration durchführen

Zur Minimierung des Risikos und zur Sicherung des Betriebs erfolgt die eigentliche Migration schrittweise. Zunächst wird ein erster Test mit einer kleinen Menge Content durchgeführt, um Prozesse zu validieren und potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren. Nach erfolgreicher Abstimmung und Optimierung des Migrationsprozesses folgt die finale Content Migration mit einem klar definierten Redaktionsstopp im alten System. 

Iteration: Tests durchführen und optimieren

Nach der Migration von OpenText zu einem neuen System folgt eine intensive Testphase von 4 bis 12 Wochen, in der alle migrierten Inhalte sorgfältig überprüft werden. Bei der automatisierten Migration werden etwa 90 % der Inhalte und Medien korrekt übertragen; ca. 10 % müssen manuell nachbearbeitet werden. 

Konkret umfasst diese Phase die Überprüfung aller Links, die Validierung von Metadaten und die Sicherstellung der korrekten Darstellung auf verschiedenen Geräten. Das kontinuierliche Monitoring der Website- und SEO-Performance stellt sicher, dass das neue System optimal funktioniert und keine Rankings oder wichtige Informationen verloren gehen.

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Leistungsstarke OpenText Alternative: CoreMedia

CoreMedia hat sich als führende Alternative zu OpenText etabliert und bietet entscheidende Vorteile für internationale B2B-Unternehmen. Die Plattform überzeugt dabei vor allem durch ihre moderne CoreMedia Content Cloud, die speziell für Enterprise-Anforderungen entwickelt wurde. Mit KI-Features wie CoreMedia KIO, einem leistungsstarken Digital Asset Management und einer umfangreichen Integration mit gängigen Enterprise-Systemen übertrifft CoreMedia OpenText in puncto Flexibilität und Innovationskraft deutlich. 

Die Leistungsfähigkeit von CoreMedia wird durch zahlreiche erfolgreiche B2B-Implementierungen belegt. Bitgrip hat als CoreMedia Platinum Partner namhafte Unternehmen wie die KSB Group erfolgreich bei der Umsetzung ihres globalen Webportals mit über 60 länderspezifischen Websites unterstützt. Auch Phoenix Contact nutzt CoreMedia als zentralen Content Hub und konnte dabei 170.000 Assets erfolgreich migrieren, was die Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit der Plattform unterstreicht.

Bei der Migration zu CoreMedia profitieren Unternehmen aus unserer Sicht unter anderem auch von den folgenden Punkten:

Hosting-Flexibilität: Wahlfreiheit im Betriebsmodell

CoreMedia bietet vier Hosting-Optionen: On-Premises (vollständige Kundenkontrolle), Service (Betrieb durch CoreMedia), Partner (beliebige Cloud-Anbieter) und Hybrid (freie Kombination aller Modelle). Der entscheidende Vorteil: Die gleiche Software läuft in allen Betriebsmodellen – ein Wechsel ist jederzeit möglich. CoreMedia passt sich an bestehende IT-Strukturen an, nicht umgekehrt.

Blueprint-Konzept: Schnelle Projektumsetzung

CoreMedia Blueprints kombinieren vorgefertigte Best-Practices mit individueller Anpassbarkeit – eine 80/20-Lösung für schnelle Projektumsetzung. Erweiterungspunkte und Plugin-Architektur ermöglichen spezifische Anpassungen ohne Verlust der Standardvorteile. Das Ergebnis: Deutlich verkürzte Time-to-Market bei hoher Flexibilität.

Best-of-Breed-Ansatz: Investitionssicherheit

CoreMedia DXP fungiert als stabiler Kern, während 3rd-Party-Services austauschbar bleiben. Ein Redaktionswerkzeug (CoreMedia Studio) deckt alle Touchpoints ab – ohne Tool-Wechsel bei Drittsystem-Nutzung. Der optimierte Workflow: Erstellen, Optimieren, Orchestrieren, Beobachten, Nachsteuern. Kleine Teams erreichen so hohe Schlagkraft.

Omni-Touchpoint-Management: Ein System für alle Kanäle

CoreMedia fungiert als Single Source of Truth für konsistente Botschaften über alle Touchpoints. Die Multi-Touchpoint-Vorschau ermöglicht gezielte Optimierung verschiedener Kanäle. Dynamische Auslieferung erfolgt kontextabhängig und personalisiert – wahlweise headless, headful oder hybrid.

Umstieg von OpenText – Referenzen aus der Praxis

Union Agricole, ein weltweit agierender Futtermittelhersteller, hat bereits eine erfolgreiche Migration von OpenText zu CoreMedia durchgeführt und dabei eindrucksvoll gezeigt, welche Vorteile eine moderne Digital Experience Platform bieten kann. Das Unternehmen profitiert dabei von einer flexiblen Struktur innerhalb seiner Redaktion, die es ermöglicht, Content dezentral zu erstellen, aber zentral zu verwalten. Darüber hinaus haben sich die effizienten internationalen Rollouts als Erfolgsfaktor erwiesen – neue Märkte lassen sich schnell erschließen, ohne die Komplexität der Content-Verwaltung zu erhöhen.

Auch etablierte B2B-Marken wie Phoenix Contact und die KSB Group nutzen CoreMedia erfolgreich für ihre internationalen Auftritte und bestätigen durch ihre langjährige Nutzung die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Plattform.

OpenText-Migration mit Bitgrip – professionell, zuverlässig und individuell

Eine OpenText-Migration ist ein komplexes Unterfangen, das neben technischer Expertise auch strategisches Verständnis für digitale Geschäftsmodelle erfordert. Denn: Veraltete Systeme verursachen nicht nur hohe Kosten, sondern hemmen auch die Entwicklung deines Unternehmens. Auf der anderen Seite bietet eine moderne Digital Experience Platform wie CoreMedia eine deutlich bessere Performance und zukunftssichere Technologien, die dein Unternehmen beim digitalen Wandel unterstützen.

Als spezialisierter Partner für B2B-Unternehmen bringt Bitgrip die nötige Erfahrung und Branchenkompetenz mit, um eine OpenText-Migration erfolgreich zu gestalten. Unsere Expertise als einer der wenigen CoreMedia Platinum Partner in Deutschland ermöglicht es uns, die passende Lösung für verschiedene Anforderungen zu identifizieren und umzusetzen. Dabei profitiert dein Unternehmen von unserem strukturierten Migrationsprozess, der Risiken minimiert und eine reibungslose Einführung des neuen Systems gewährleistet.